Tổng đài điện thoại nội bộ ngày càng được các doanh nghiệp ưa chuộng nhờ những lợi ích mà nó mang lại cho hoạt động kinh doanh.
Nhiều doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ
Tổng đài điện thoại nội bộ là một hệ thống chuyển mạch giúp các thiết bị đầu cuối trong cùng một hệ thống liên lạc với nhau hoàn toàn miễn phí. Đồng thời gọi ra ngoài trên một số thuê bao được cung cấp bởi các nhà mạng. Hình thức này đang được áp dụng rất phổ biến trong các doanh nghiệp.
Nhu cầu lắp đặt tổng đài điện thoại hiện nay của doanh nghiệp
Vì sao nên lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ?
Việc trang bị cho mỗi nhân viên 1 số điện thoại cố định tốn nhiều chi phí đầu tư và khả năng tập trung quản lý không cao. Hơn nữa, danh bạ hàng loạt số điện thoại sẽ khiến đối tác lúng túng khi tìm được số điện thoại để liên hệ công việc.
Tuy nhiên, lắp đặt tổng đài nội bộ thì mọi hạn chế kể trên sẽ được khắc phục một cách dễ dàng. Thông qua hệ thống tổng đài điện thoại, cuộc gọi sẽ đến được nơi đối tác có nhu cầu liên hệ.
Hệ thống tổng đài giúp thuận lợi cho việc chăm sóc khách hàng
Mục đích
Doanh nghiệp có thể lắp đặt tổng đài điện thoại với những mục đích sau:
- Liên lạc nội bộ công ty dễ dàng, bạn chỉ cần gọi, nghe lời chào rồi bấm phím chọn bộ phận cần gặp.
- Thuận lợi cho việc chăm sóc khách hàng bởi có thể ghi âm để nắm được phản hồi khách hàng, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.
- Tổng đài có API tích hợp các phần mềm CRM, ERP giúp kết nối vào tổng đài để biết thông tin khách hàng khi gọi đến, lưu được lịch sử cuộc gọi, File ghi âm ngay trên phần mềm CRM.
- Tổng đài Telesale thực hiện được nhiều cuộc gọi cùng lúc nên tiết kiệm được cước phí gọi ra….thường sử dụng cho bộ phận Telesales.
- Cần tích hợp các đầu số cũ lên tổng đài hoặc chọn các đầu số mới.
Có thể nói rằng, nhu cầu lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ của doanh nghiệp thường rất đa dạng và được ứng dụng rộng rãi trong mọi ngành nghề.
Các công nghệ tổng đài điện thoại được sử dụng phổ biến hiện nay
2 loại công nghệ tổng đài điện thoại nội bộ được sử dụng rộng rãi, phổ biến nhất hiện nay là:
- Tổng đài điện thoại Analog
- Tổng đài điện thoại nội bộ IP
Tổng đài điện thoại Analog
Analog là công nghệ đã có mặt từ lâu. Hiện nay vẫn còn một số ít công ty sử dụng tổng đài này.
Hệ thống tổng đài truyền thống
Đặc điểm của Analog, bao gồm:
- Từ tổng đài bắt buộc phải đi đường dây điện thoại đến các máy điện thoại con.
- Analog chỉ kết nối được điện thoại nội bộ trong 1 văn phòng. Nhiều văn phòng thì phải setup nhiều tổng đài, không liên kết được )
- Tích hợp chỉ một vài tính năng đơn giản như gọi nội bộ, gọi ra, gọi vào, không có ghi âm, quản lý cuộc gọi.
- Việc mở rộng khó khăn. Mỗi loại tổng đài Analog có một cấu hình sẵn, việc nâng cấp mở rộng rất khó khăn.
- Không tích hợp ứng dụng API để kết nối với các phần mềm như CRM, ERP
Analog còn nhiều hạn chế do đó công nghệ này ngày càng được ít doanh nghiệp chọn lựa.
Tổng đài điện thoại nội bộ IP
Tổng đài điện thoại nội bộ IP là công nghệ hiện đại và phổ biến nhất tính đến thời điểm hiện tại. Công nghệ này cũng được đưa vào triển khai tại Việt Nam từ năm 2010. Hiện tại đang dần phổ biến cho các doanh nghiệp muốn đầu tư tổng đài mới hoặc nâng cấp từ tổng đài Analog cũ sang.
Tổng đài điện thoại thế hệ mới
Tổng đài IP hay còn gọi Voip có những ưu điểm như:
- IP được triển khai trên hạ tầng Internet sẵn có và không đòi hỏi hạ tầng phức tạp chỉ cần có internet là triển khai được.
- Một tổng đài được sử dụng cho nhiều chi nhánh ở các vùng khác nhau.
- Quản lý ghi âm cuộc gọi của khách hàng giúp nghe lại dễ dàng, lưu trữ được cuộc gọi trong thời gian dài.
- Có thể thống kê báo cáo chi tiết cuộc gọi theo từng số điện thoại, từng nhân viên, cuộc gọi vào, gọi ra, gọi nội bộ.
- Nâng cấp mở rộng dễ dàng.
- Tích hợp API để kết nối với các phần mềm thứ 3 như CRM, ERP…
Sau khi đã lựa chọn được tổng đài điện thoại nội bộ cho doanh nghiệp của mình. Điều tiếp theo là bạn nên cân nhắc nên đầu tư hay thuê dịch vụ ngoài.
Doanh nghiệp nên mua hay thuê tổng đài điện thoại nội bộ?
Từ trước, chúng ta vẫn thường mua một hệ thống tổng đài lắp đặt ở công ty. Tuy nhiên, trong thời đại bùng nổ về công nghệ và cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 như hiện nay. Thì việc chọn thuê tổng đài điện thoại nội bộ đang là xu hướng mới với nhiều tiện ích đi kèm.
Doanh nghiệp nên mua hay thuê tổng đài điện thoại nội bộ
Để có thể xác định xem nên mua hay thuê tổng đài điện thoại. Chúng ta sẽ so sánh ưu và nhược điểm giải pháp nào tối ưu cho doanh nghiệp.
Mua tổng đài điện thoại IP
Chi phí:
- Tùy từng loại tổng đài chi phí ban đầu phải bỏ ra từ 20 triệu trở lên
- Cần nguồn điện để vận hành, chi phí nhân sự quản lý vận hành.
Quản lý vận hành:
- Tổng đài IP nhất thiết phải có nhân sự IT chuyên trách để vận hành.
- Phải có phòng Server để lắp đặt bảo đảm yếu tố điện mạng 24/7.
- Cần nâng cấp đường truyền mạng, điện để dự phòng rủi ro.
Thuê tổng đài điện thoại nội bộ IP
Thuê tổng đài IP (tổng đài ảo) ngày càng phổ biến, được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hình thức này giúp giảm thiểu bộ máy vận hành và tiết kiệm chi phí một cách đáng kể. Tổng đài ảo phù hợp với những doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ như tổng đài chăm sóc khách hàng, bán vé máy bay, du lịch, tư vấn luật …
Chi Phí:
- Chi phí đầu tư ban đầu: Bạn không cần bỏ một đồng chi phí đầu tư ban đầu nào cả.
- Chi phí vận hành: Linh hoạt tùy theo nhu cầu của khách hàng, chỉ từ 300k/ tháng cho 10 người sử dụng. Đặc biệt, không có chi phí phát sinh thêm nào khác.
Quản lý vận hành:
- Không cần nhân sự IT chuyên trách, được hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp.
- Không cần phòng server, hệ thống tổng đài ảo được đặt ở các Data Center của VDC. Hoạt động trên nền tảng Cloud nên chỉ cần kết nối Internet là có thể sử dụng được.
- Nâng cấp mở rộng dễ dàng, tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.
Tổng đài điện thoại nội bộ CloudFone – Sự lựa chọn thông minh dành cho doanh nghiệp
Tổng đài CloudFone được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây. Tích hợp nhiều tính năng nổi bật như:
- CloudFone có thể quản lý cuộc gọi trên nhiều nền tảng khác nhau.
- Có thể kết nối tất cả nhà mạng.
- Không giới hạn số máy nhánh cho tất cả các nhân viên trong công ty.
- Có thể nhận được nhiều cuộc gọi đến trong cùng một thời điểm.
- Lời chào tự động: Tự động xử lý yêu cầu của khách hàng bằng lời chào hướng dẫn tự động
- Tự động ghi âm cuộc gọi vào/ra giúp quản lý nhân viên, tăng hiệu quả công việc.
- CloudFone giúp hỗ trợ đắc lực cho những cuộc họp từ xa.
- Chuyển cuộc gọi: Dễ dàng chuyển cuộc gọi sang máy nhánh khác hoặc số điện thoại di động.
- Thông báo: Có thể thông báo các khung giờ làm việc, ngoài giờ làm việc, thông báo nghỉ lễ, Tết.
- Gọi nội bộ miễn phí dù ở bất kỳ đâu.
Ngoài ra
- Bảo mật tối ưu, tránh sự xâm nhập từ bên ngoài. Chặn các IP có nguy cơ phá hoại hệ thống tổng đài nội bộ.
- Chặn cuộc gọi ra/vào: Chặn các cuộc gọi ra hoặc nhận vào tùy ý. Quản lý theo từng máy nhánh.
- Hiển thị tên khách hàng đang gọi đến và lịch sử giao dịch trước đây. Phân loại được khách hàng theo cá nhân, Doanh nghiệp…
- Hiển thị chi tiết lịch sử cuộc gọi từng máy nhánh theo ngày, giờ, phút, theo từng số máy nhánh, số gọi ra/vào.
- Chuyển tiếp cuộc gọi về hộp thư thoại nếu người nhận không nghe máy.
- Các máy nhánh có thể gọi vào/ra theo danh sách chỉ định.
- Thống kê và giới hạn cước phí gọi ra cho từng máy nhánh.
- Tích hợp vào phần mềm quản lý doanh nghiệp có thể hiển thị thông tin khách hàng khi có cuộc gọi tới.
- Tích hợp lên Website hỗ trợ hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, khách hàng có thể thực hiện cuộc gọi miễn phí.
- Được viết dựa trên 2 nền tảng IOS và Android.
- Giao diện đơn giản, dễ sử dụng kể cả khi bạn không rành về công nghệ thông tin.
- Có thể thực hiện hàng ngàn cuộc gọi trong thời gian ngắn nhờ vào hệ thống CloudFone Assistant và có thống kê chi tiết từng cuộc gọi.
Tổng đài CloudFone là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài điện thoại uy tín
Tổng kết
Chính vì những ưu điểm nổi trội kể trên mà tổng đài CloudFone luôn được xem là sự lựa chọn thông minh dành cho doanh nghiệp.
Với những chia sẻ từ bài viết, ODS hy vọng rằng bạn đã hiểu được phần nào về tổng đài điện thoại nội bộ. Và nếu có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với ODS. Chúng tôi luôn sẵn sàng giúp đỡ bạn.
