Doanh nghiệp nên tự xây dựng hay thuê tổng đài ảo?

Nên tự xây dựng hay thuê tổng đài ảo là vấn đề mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng nên cân nhắc kỹ càng trong thời đại công nghệ phát triển vượt bậc hiện nay.

Tổng đài Cloud – Tổng đài thế hệ mới cho doanh nghiệp

Không giống như một tổng đài điện thoại truyền thống đòi hỏi một khoản đầu tư lớn, bảo trì và đào tạo liên tục, tổng đài Cloud đang là giải pháp mà nhiều doanh nghiệp hướng đến. Bởi vậy, không khó để thấy rằng dịch vụ tổng đài đã và đang ngày càng phổ biến trong các doanh nghiệp. Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra ở đây là doanh nghiệp nên tự xây dựng hay thuê tổng đài ảo và nếu chọn thuê dịch vụ từ bên thứ 3 thì làm sao để biết được giá của dịch vụ?

Lợi ích của dịch vụ tổng đài ảo là gì?

Mặc dù có một số nhược điểm nhỏ, nhưng tổng đài số vẫn là một phương pháp tuyệt vời để đảm bảo rằng trải nghiệm liên lạc thống nhất của bạn là toàn diện và linh hoạt. Đây là một hệ thống tuyệt vời cho các công ty muốn tiết kiệm chi phí cho giải pháp phần cứng do nhân viên CNTT quản lý hoặc cho những người cần trải nghiệm văn phòng ảo.

Hãy cùng xem qua 5 lý do để xem xét nâng cấp hệ thống hiện tại của bạn thành giải pháp điện thoại ảo nhé:

Lắp đặt tổng đài điện thoại nhanh chóng, ít tốn chi phí
Khả năng mở rộng tổng đài ảo linh hoạt
Tích hợp dễ dàng
Thân thiện với thiết bị di động
Tích hợp đa dạng các tính năng hỗ trợ

Lắp đặt tổng đài điện thoại nhanh chóng, ít tốn chi phí

Nếu đang sử dụng hệ thống điện thoại truyền thống, bạn sẽ phải trả một khoản chi phí không hề nhỏ để mua sắm trang thiết bị phần cứng lưu trữ. Ngoài ra, chi phí cài đặt và bảo trì phần cứng cũng hết sức tốn kém. Tuy nhiên, tất cả những chi phí bạn phải bỏ ra cho việc lưu trữ, cài đặt, bảo trì đều sẽ được nhà cung cấp chi trả nếu bạn sử dụng hệ thống tổng đài.

Tổng đài ảo được lắp đặt nhanh chóng và không tốn kém nhiều chi phí của doanh nghiệp

Thêm vào đó, nhà cung cấp cũng sẽ cài đặt, cấu hình cho hệ thống của bạn. Việc của doanh nghiệp đơn giản chỉ là cung cấp kịch bản của tổng đài theo như mong muốn của mình mà thôi.

Khả năng mở rộng tổng đài ảo linh hoạt

Một trong những ưu điểm lớn của dịch vụ thuê tổng đài ảo chính là khả năng mở rộng linh hoạt. Bạn có thể mở rộng máy nhánh, chi nhánh, văn phòng một cách dễ dàng và đơn giản. Chỉ cần thông báo mở rộng với nhà cung cấp dịch vụ và trang bị thêm những thiết bị nghe gọi, hạ tầng mạng là đã có thể sử dụng hệ thống.

Tích hợp dễ dàng

Tổng đài ảo hoạt động dựa trên nền tảng Internet, nên rất dễ dàng tích hợp dữ liệu từ bảng điều khiển trong nền tảng vào các giải pháp của bên thứ ba như CRM, phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán.

Tổng đài ảo có thể tích hợp tính năng một cách dễ dàng

Thân thiện với thiết bị di động

Với thời đại công nghệ phát triển nhanh chóng như hiện nay, hầu hết hoạt động của bạn đều trên thiết bị di động, đặc biệt là Smartphone. Hiểu được nhu cầu đó, nhiều nhà cung cấp có ứng dụng điện thoại thông minh cho cả iOS và Android cho phép các tính năng của tổng đài ảo, ngay cả trên điện thoại thông minh có số riêng.

Nhiều ứng dụng di động cho phép người dùng có quyền truy cập vào bộ tính năng đầy đủ từ thiết bị di động. Đây là một cách vô cùng tiện lợi để khách hàng cảm thấy được chuẩn bị đầy đủ, ngay cả khi họ không có máy tính. Vì hệ thống hoạt động dựa trên Internet, người dùng cũng có thể sử dụng Internet xung quanh mình để tham dự các cuộc họp và cuộc gọi.

Tích hợp đa dạng các tính năng hỗ trợ

Tích hợp đa dạng các tính năng hỗ trợ cũng là một ưu điểm của tổng đài ảo. Cụ thể hệ thống bổ sung các tính năng như hàng đợi cho cuộc gọi, IVR, báo cáo, tính năng quản lý trong cuộc gọi. Điều này có thể mang lại những trải nghiệm tuyệt vời hơn cho các doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên tự xây dựng hệ thống hay thuê tổng đài ảo?

Với những tính năng vượt trội, tổng đài VOIP đang dần thay thế hệ thống điện thoại cũ. Tuy nhiên doanh nghiệp nên tự xây dựng hệ thống hay thuê dịch vụ tổng đài ảo từ các nhà cung cấp?

Phương án tự xây dựng tổng đài ảo

Với phương án tự xây dựng tổng đài ảo, doanh nghiệp có quyền chủ động trong tất cả mọi việc từ quản trị đến vận hành. Bạn được sử dụng hệ thống lâu dài và không mất tiền thuê bao hàng tháng. Đặc biệt, hệ thống đảm bảo được tính bảo mật cao hơn nhờ không có sự can thiệp từ bên thứ 3.

Tự xây dựng hệ thống tổng đài điện thoại gây tốn kém chi phí cho doanh nghiệp

Tuy nhiên, nếu tự xây dựng tổng đài ảo các doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản kinh phí khá lớn để đầu tư toàn bộ mọi thiết bị. Đó là: tổng đài IP, điện thoại IP, hệ thống kết nối, thiết bị chuyển đối (nếu có), các Licenses nâng cấp. Điều này thực sự gây khó khăn cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải trả lương cho đội ngũ nhân công vận hành, bảo dưỡng, bảo trì để đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục 24/7. Để đảm bảo hệ thống được cập nhật mới thì sẽ phải phụ thuộc vào trình độ chuyên môn IT tại Doanh nghiệp.

Tham khảo thêm: Tổng đài IP là gì? Cách chuyển Analog sang tổng đài IP

Phương án thuê tổng đài ảo

Phương án thuê tổng đài ảo mang lại những lợi ích sau:

Triển khai nhanh chóng dễ dàng, không mất nhiều chi phí đầu tư ban đầu, không mất nhiều kinh phí cho việc đầu tư thiết bị.
Quản trị hệ thống đều do nhà cung cấp thực hiện, không cần phải tốn chi phí nhân sự để vận hành hệ thống.
Doanh nghiệp không cần bận tâm đến vấn đề bảo trì, bảo dưỡng, khấu hao thiết bị vì những việc này đã có nhà cung cấp lo.

Thuê tổng đài ảo là phương án mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Tuy vậy, doanh nghiệp sẽ phải trả chi phí thuê bao hàng tháng khi thực hiện phương án này. Mức chi phí này khá thấp và hoàn toàn có thể dựa vào nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp. Ngoài ra, việc bảo mật hệ thống đều nằm ở bên thứ 3. Do đó, khi chọn phương án này doanh nghiệp cần lưu ý đến các điều khoản bảo mật nhằm đảm bảo dữ liệu luôn được an toàn.

Như vậy, có thể nói thuê tổng đài ảo từ bên thứ 3 sẽ mang lại nhiều lợi ích hơn cho doanh nghiệp. Bạn chỉ cần chọn nhà cung cấp uy tín và chú ý đến các điều khoản bảo mật trong hợp đồng là được.

Làm sao để biết được giá của dịch vụ thuê tổng đài CloudFone?

ODS nhà cung cấp dịch vụ tổng đài số thông minh, với nhiều gói cho doanh nghiệp lựa chọn theo nhu cầu sử dụng.

Bảng giá theo gói

Thông thường các đơn vị cung cấp đều công khai chi phí sử dụng dịch vụ hệ thống tổng đài ảo ngay trên Website của họ. Điều này giúp khách hàng có cái nhìn tổng quan nhất về ngân sách và chi phí cần thiết phải bỏ ra khi dự kiến sử dụng tổng đài. Tuy nhiên đây chỉ là bảng giá dành cho những hệ thống theo tiêu chuẩn nhất định. Nếu như bạn cần thêm các tính năng khác thì việc yêu cầu nhà cung cấp gửi báo giá riêng cho mình là điều cần thiết.

Bảng giá sử dụng dịch vụ tổng đài CloudFone của ODS

Bảng báo giá theo máy nhánh

Báo giá được gửi theo yêu cầu riêng của bạn từ nhà cung cấp sẽ chi tiết và phù hợp hơn. Báo giá này phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, các tính năng mà khách hàng mong muốn và thậm chí là kỹ năng đàm phán giá cả của chính khách hàng.

Đọc đến đây thì chắc hẳn bạn đã biết doanh nghiệp của mình nên tự xây dựng hay thuê tổng đài ảo rồi. Dù là chọn phương án nào đi nữa thì việc thay thế hệ thống điện thoại Analog truyền thống bằng hệ thống tổng đài ảo vẫn mang lại cho bạn vô vàn lợi ích thiết thực.