Biểu đồ Gantt là một dạng biểu đồ thanh thể hiện lịch trình của một dự án, được sử dụng để quản lý dự án một cách thông minh. Microsoft PowerPoint hiện cung cấp một số mẫu biểu đồ Gantt tương đối trực quan để bạn lựa chọn. Dưới đây là cách chọn mẫu và tùy chỉnh biểu đồ Gantt trên công cụ trình chiếu phổ biến này.
Tạo biểu đồ Gantt mới trong PowerPoint
Để bắt đầu, hãy mở ứng dụng Microsoft PowerPoint và chọn tab “New” trong ngăn tùy chọn bên trái.
Trong hộp tìm kiếm mẫu (template), bạn nhập từ khóa “Gantt Chart” và nhấn “Enter”.
Sẽ có 5 mẫu biểu đồ Gantt xuất hiện trong kết quả tìm kiếm. Chọn mẫu phù hợp nhất với dự án của bạn bằng cách nhấp vào biểu đồ đó. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ sử dụng mẫu có tên “Blue Two Year Gantt Chart”.
Sau khi bấm chọn mẫu, một cửa sổ sẽ lập tức xuất hiện, hiển thị cho bạn bản xem trước của mẫu đã chọn. Nhấp vào “Create”.
Bây giờ, bạn có thể bắt đầu tùy chỉnh biểu đồ Gantt xuất hiện trên trang trình chiếu đầu tiên của PowerPoint.
Đầu tiên, hãy chỉnh sửa các khu vực tiêu đề để phản ánh nội dung dự án của bạn, bao gồm các mốc thời gian (Year) và nhiệm vụ tương ứng (Task). Để thực hiện điều này, chỉ cần nhấp vào hộp văn bản và nhập nội dung mà mình mình muốn.
Các biểu tượng ở góc trên cùng bên trái và dưới cùng bên phải của biểu đồ Gantt thể hiện (1) ngày bắt đầu và (2) ngày phát hành dự án. Bạn có thể chỉnh sửa các mốc thời gian bằng cách nhấp vào ngày, sau đó nhập ngày bắt đầu và ngày phát hành của dự án tương ứng.
Khi đã chỉnh sửa xong nội dung, bạn có thể chuyển sang điều chỉnh độ dài (thể hiện thời lượng của nhiệm vụ/dự án) các thanh tác vụ. Để làm điều này, hãy nhấp vào thanh tác vụ bạn muốn và kéo để điều chỉnh độ dài thích hợp. Bạn cũng có thể điều chỉnh các điểm đánh dấu bắt đầu/dừng bằng cách nhấp và kéo chúng đến vị trí tương ứng.
Thay đổi màu sắc biểu đồ Gantt
Nếu bạn muốn thay đổi màu sắc để phù hợp với tinh thần của dự án hay biểu tượng của công ty mình, hãy bấm chọn mục mà bạn muốn sửa màu. Sau đó, điều hướng đến tab “Format”, bấm vào mục “Shape Styles” và chọn “Shape Fill”. Từ menu thả xuống xuất hiện, hãy chọn màu mà bạn muốn sử dụng.
Ngoài ra, cũng có các lựa chọn tùy chỉnh khác khá thú vị, chẳng hạn như thay đổi màu của đường viền bằng cách chọn màu trong “Shape Outline”. Hoặc thậm chí bạn cũng có thể thêm các hiệu ứng nâng cao, chẳng hạn như tạo bóng, bằng cách chọn hiệu ứng mong muốn trong “Shape Effect”.
Đó là tất cả những gì cần làm để tạo biểu đồ Gantt trong PowerPoint. Cách thiết kế biểu đồ tùy thuộc vào ý muốn của bạn. Nhưng nguyên tắc chung là tuân theo tinh thần của dự án, và giữ cho biểu đồ trực quan nhất có thể bằng cách chỉ thêm những gì cần thiết.
