Trở thành cao thủ sử dụng Gmail với 5 thủ thuật sau

Là dịch vụ thư điện tử miễn phí của Google, Gmail trở thành phương tiện trao đổi email phổ biển và được nhiều người chọn lựa sử dụng hiện nay. Hàng ngày, bạn sẽ sử dụng Gmail liên tục nhưng chưa chắc đã biết và khai thác hết những tính năng của Gmail để phục vụ cho công việc được hiệu quả hơn. Vây, hãy theo dõi bài viết những thủ thuật sử dụng Gmail dưới đây của NQ News

1. Sử dụng tính năng Undo Send:

Tính năng này khá hay khi chúng ta có thể dừng việc gửi email trong một khoảng thời gian ngắn, nếu vô tình phát hiện lỗi sai sót nào đó trong thư gửi. Bạn có thể chỉnh sửa lại những nội dung còn thiếu, sai sót và sau đó tiếp tục quá trình gửi thư.

Để kích hoạt tính năng này, bạn vào phần Cài đặt (Settings) của Gmail.

Sau đó, trong tab Chung (General), bạn tìm đến mục Hoàn tác Gửi (Undo Send) và tích chọn mục Bật Hoàn tác gửi (Enable Undo send). Lựa chọn thời gian dừng việc gửi Gmail là xong.

Để biết chi tiết cách làm, bạn có thể xem bài viết Kích hoạt tính năng Undo Send của Gmail bằng cách nào?

2. Kích hoạt tính năng Canned Responses – Câu trả lời trước

Tính năng này sẽ hữu ích với những lần gửi thư có nội dung tương tự nhau. Những đoạn dài có thể được sử dụng cho các email khác, sau đó chỉnh sửa tùy theo ý muốn để phù hợp cho từng mục đích gửi. Người dùng có thể soạn thảo nội dung đoạn tin muốn làm mẫu và sử dụng tính năng này để lưu trữ sử dụng cho lần sau.

Bước 1:

Cũng tại giao diện Cài đặt trong Gmail, chúng ta sẽ chuyển đến tab Lab. Sau đó Bật mục Câu trả lời soạn trước (Canned Response). Cuối cùng nhấn Lưu thay đổi bên dưới.

Bước 2:

Bạn mở cửa sổ soạn gửi thư. Nhấn vào biểu tượng tam giác, chọn Câu trả lời soạn trước và tiến hành viết nội dung email soạn trước hoặc chèn nội dung thư đã soạn.

3. Sử dụng Gmail Offline:

Tính năng Gmail ngoại tuyến sẽ giúp cho việc kiểm tra email của bạn được dễ dàng hơn, đáp ứng nhu cầu của công việc ngay cả khi chúng ta không có kết nối Wifi. Người dùng sẽ được truy cập Gmail khi không có mạng, cho phép bạn đọc, phản hồi thư, tìm kiếm và lưu trữ email.

Bước 1:

Trước hết, bạn cần cài đặt tiện ích Gmail Offline theo đường link bên dưới.

https://chrome.google.com/webstore/detail/gmail-offline/ejidjjhkpiempkbhmpbfngldlkglhimk?hl=en

Chúng ta sẽ tích chọn vào mục Add to Chrome. Sau đó nhấn tiếp Visit Website ngay tại giao diện cài đặt tiện ích.

Bước 2:

Tiếp theo, chúng ta sẽ đăng nhập tài khoản Gmail để tiếp tục sử dụng.

Ngay sau đó, bạn sẽ được hỏi có muốn dùng email ngoại tuyến hay không. Tích chọn ô Allow offline mail để sử dụng.

Để biết thêm cách sử dụng Gmail ngoại tuyến, bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết 14 công cụ hữu ích cho Gmail không nên bỏ qua – P2 tại mục 9.

4. Giảm mức độ phiền nhiễu của Gmail với Inbox Pause:

Tiện ích này sẽ giúp chúng ta dừng lại việc nhận email trong một khoảng thời gian để có thể tập trung vào công việc hơn.

Bước 1:

Trước hết, bạn truy cập vào đường link của tiện ích Inbox Pause bên dưới, và nhấp chọn nút Download Inbox Pause.

http://inboxpause.com

Nhấn chọn Thêm tiện ích để cài đặt.

Bước 2:

Tại giao diện bên trái của Gmail, bạn tích chọn nút Pause và Cho phép tiện ích sử dụng các thông tin của Gmail.

Bước 3:

Xuất hiện giao diện cửa sổ mới. Nhấn Pause để kích hoạt tính năng ngừng nhận thư trên Gmail.

Ngay sau đó, hộp thư của bạn đã được tạm dừng nhận email. Để nhận lại được Gmail bạn nhấn chọn vào nút màu xanh Unpause trên giao diện bên trái của Gmail.

5. Bảo mật hai lớp cho Gmail:

Gmail cũng cần được bảo mật hai lớp giống như Facebook hay nhiều ứng dụng trao đổi khác. Vì thế việc bảo mật Gmail bằng 2 lớp sẽ giúp mọi thư điện tử của bạn sẽ tránh được tính trạng bị lộ. Người dùng có thể đăng ký tài khoản Gmail bằng điện thoại, sau đó nhận mã bảo mật từ Google để có thể kích hoạt tính năng Xác nhận hai bước.

Để biết cách thực hiện bảo mật hai lớp cho Gmail, bạn đọc có tham khảo theo bài hướng dẫn Bảo mật 2 lớp cho Gmail bằng cách nào?

Trên đây là 5 thủ thuật sử dụng Gmail để giúp bạn có thể tận dụng nhiều hơn nữa những tính năng hữu ích khi làm việc và trao đổi công việc qua Gmail. Hy vọng với bài viết này, bạn có thể vận dụng để tăng hiệu quả làm trên với Gmail.