Tổng đài điện thoại cố định, giải pháp tổng đài cho doanh nghiệp

Tổng đài điện thoại cố định là thiết bị vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp, nó giúp các hoạt động kinh doanh trở nên thuận lợi và phát triển hơn.

Trong thế giới công nghệ 4.0, chúng ta liên lạc với nhau dễ dàng qua điện thoại di động, laptop, … Tuy nhiên, điện thoại cố định vẫn là sự lựa chọn cần thiết của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Bài viết sau sẽ giúp bạn tìm hiểu kỹ hơn về tổng đài điện thoại cố định và cách hoạt động của nó.

Tổng đài điện thoại cố định – Thiết bị không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp

Điện thoại cố định được coi là thiết bị không thể thiếu trong mỗi tổ chức, doanh nghiệp nhờ 3 yếu tố sau đây:

Xác minh sự minh bạch, chính chủ của doanh nghiệp

Điện thoại cố định giúp xác minh tính minh bạch của doanh nghiệp trong mắt khách hàng.

Mỗi tổ chức, doanh nghiệp sở hữu cho riêng mình một hoặc nhiều điện thoại bàn. Bởi khi đăng ký giấy phép kinh doanh, các doanh nghiệp bắt buộc phải khai báo số điện thoại bàn của mình theo quy định.

Điều này thể hiện sự minh bạch của doanh nghiệp đó, tránh các trường hợp công ty ảo, không chính chủ. Từ đó, tạo ra môi trường doanh nghiệp lành mạnh đồng thời bảo vệ quyền lợi cho khách hàng.

Thể hiện địa chỉ, giúp việc giao dịch dễ dàng

Đầu mỗi số điện thoại cố định thể hiện mã vùng của tổ chức, doanh nghiệp. Điều này giúp bạn biết được tỉnh thành nào đang gọi cho mình khi nhận cuộc gọi, giúp việc giao dịch trở nên thuận lợi, dễ dàng. Từ đó, doanh nghiệp tạo được uy tín trên thương trường.

Giúp tiết kiệm chi phí

Ưu điểm lớn của điện thoại bàn đó là chi phí thuê bao mà doanh nghiệp phải trả hàng tháng khá rẻ. Điều này giúp các doanh nghiệp tiết kiệm không ít chi phí liên lạc.

Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp sử dụng đến 2, 3 đầu số điện thoại để tiện liên lạc với khách hàng nhằm tận dụng ưu điểm này.

Cách hoạt động của tổng đài điện thoại cố định

Hiện, tổng đài điện thoại cố định hoạt động dựa trên 2 công nghệ đó là: công nghệ Analog và công nghệ VoIP. Trong đó:

Công nghệ Analog

Tổng đài Analog còn nhiều hạn chế về tính năng.

Analog là công nghệ điện thoại truyền thống đã có từ lâu, hoạt động dựa trên đường truyền bưu điện. Khi các cá nhân, doanh nghiệp đăng ký sử dụng, nhà cung cấp sẽ kéo đường truyền bưu điện trực tiếp đến văn phòng khách hàng.

Ngoài ra, từ tổng đài Analog (thiết bị phần cứng) các khách hàng có thể chia ra các máy nhánh (Line). Công nghệ Analog sở hữu những ưu, nhược điểm nổi bật như:

Ưu Điểm của Analog:

Không cần điện, mạng vẫn có thể hoạt động được bình thường.
Chi phí đầu tư tổng đài Analog rẻ hơn từ 5-10% so với tổng đài VoIP.

Nhược Điểm của Analog:

Bắt buộc phải sử dụng một đường dây điện thoại riêng khi dùng tổng đài Analog.
Tính năng hạn chế hơn rất nhiều so với tổng đài VoIP, chỉ tích hợp một số tính năng nghe gọi cơ bản.
Trong trường hợp cần mở rộng, doanh nghiệp phải nâng cấp phần cứng, gắn thêm các loại Card hỗ trợ, kéo thêm line…
Chi phí sửa chữa, nâng cấp và bảo trì trong quá trình sử dụng khá cao.
Thường xuyên xảy ra tình trạng bận Line, phải dùng nhiều số điện thoại,.. khó khăn trong việc quảng bá thương hiệu.
Không ghi âm lại được cuộc gọi giữa nhân viên và khách hàng.
Không được hỗ trợ API kết nối với các phần mềm CRM, ERP.
Không thể hỗ trợ kết nối nhiều chi nhánh, chuỗi cửa hàng.
Không hỗ trợ quản lý từ xa, khó khăn trong vận hành và quản lý.
Không thể thống kê báo cáo về số lượng cuộc gọi, hiệu quả làm việc của nhân viên.

Công nghệ VoIP

Tổng đài VoIP là giải pháp phù hợp cho mọi doanh nghiệp kể cả doanh nghiệp nhỏ.

Khác với tổng đài Analog, tổng đài VoIP hoạt động bằng cách sử dụng Internet trên nền tảng giao thức IP. Chúng đang được ứng dụng rộng rãi ở các nước trên thế giới. Riêng Việt Nam, mô hình tổng đài VoIP được chú trọng đầu tư và phát triển từ năm 2015.

Đây là loại tổng đài phù hợp với mọi tổ chức doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ vì chúng không cần bỏ ra chi phí đầu tư ban đầu và chuyên gia công nghệ thông tin vận hành.

Ngoài ra doanh nghiệp có thể thuê gói tổng đài ảo tương ứng với nhu cầu của mình và chỉ cần chi trả cho gói cước đó mà thôi. Tổng đài VoIP sở hữu ưu điểm như:

Mang lại hiệu quả trong quản lý và khai thác giá trị khách hàng;
Đảm bảo thông tin được bảo mật;
Có khả năng quản lý và phân tích dữ liệu;
Tổng đài ảo được sử dụng dễ dàng và linh hoạt;
Bạn có thể nghe – gọi đồng thời nhiều cuộc;
Khả năng quản lý – thống kê cuộc gọi;
Khả năng định tuyến cuộc gọi theo thời gian;
Miễn phí gọi nội bộ, quản lý tính cước;
Có khả năng chuyển tiếp cuộc gọi đang dở ra di động;
Có khả năng hỗ trợ Softphone;
Tích hợp lời chào tự động IVR theo yêu cầu;
Ghi âm cuộc gọi với khách hàng để dễ dàng quản lý;
Có thể tích hợp nhiều đầu số theo nhu cầu của doanh nghiệp…

Tuy nhiên, nhược điểm của tổng đài VoIP là cần có kết nối Internet mới có thể sử dụng được. Một khi đường truyền Internet không ổn định thì hiệu quả hoạt động của tổng đài VoIP sẽ giảm đi.

Kết luận

Đến đây thì chắc hẳn bạn đã biết tại sao điện thoại cố định lại là thiết bị không thể thiếu với các doanh nghiệp đồng thời lựa chọn được loại tổng đài phù hợp rồi. Thực tế cho thấy tổng đài VoIP mang lại hiệu quả kinh tế cao hơn hẳn tổng đài điện thoại Analog.

Trên thị trường hiện nay có nhiều nhà cung cấp tổng đài VoIP nhưng ODS vẫn là cái tên được nhiều người tin cậy lựa chọn. Hệ thống tổng đài ảo CloudFone tại ODS cung cấp dịch vụ chất lượng với chi phí thấp.

Bạn chỉ cần một thiết bị đầu cuối có hỗ trợ giao thức IP chuẩn SIP, hoặc Smartphone, PC, Tablet,…để sử dụng tính năng của một tổng đài chuyên nghiệp. Hãy gọi cho ODS nếu bạn đang có nhu cầu sử dụng tổng đài VoIP dành cho doanh nghiệp nhé.