Tìm hiểu tổng đài điện thoại là gì?

Tổng đài điện thoại đang là giải pháp được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay. Vậy, tổng đài điện thoại là gì và cần tìm hiểu gì về nó?

Bài viết sau đây sẽ giải đáp các thắc mắc của bạn về tổng đài điện thoại.

Khái niệm, phân loại tổng đài điện thoại

Tổng đài điện thoại được sử dụng ngày càng phổ biến.

Tổng đài điện thoại là một hệ thống được sử dụng để kết nối các bộ phận khác nhau nhằm thiết lập cuộc gọi.

Hiện nay, tổng đài sử dụng một bộ các thuật toán tự động kết nối và trực tiếp lưu lượng cuộc gọi mà không cần sự trợ giúp của nhân viên vận hành trở nên phổ biến hơn. Tổng đài điện thoại đã trở nên hiện đại hơn để phù hợp nhu cầu của truyền thông kinh doanh ngày nay.

Cho đến thời điểm hiện nay, có 3 loại tổng đài điện thoại đó là tổng đài analog, tổng đài IP, tổng đài ảo:

Tổng đài Analog: là giải pháp sử dụng công nghệ thoại truyền thống (công nghệ analog). Nó hoạt động thông qua đường Line bưu điện. Theo đó, khi khách hàng đăng ký sử dụng, các nhà mạng sẽ kéo Line bưu điện trực tiếp đến văn phòng khách hàng.
Tổng đài IP: hoạt động dựa trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây, giúp triển khai một hệ thống tổng đài Cloud nhanh chóng và hiệu quả nhưng không cần phải đầu tư cơ sở hạ tầng như thiết bị tổng đài, cáp điện thoại… Bạn chỉ cần đường truyền Internet và điện thoại đầu cuối là đủ.
Tổng đài ảo: sử dụng nền tảng IP hiện đại, cung cấp những cuộc gọi chất lượng cao với chi phí thấp. Dịch vụ này được lắp đặt rất đơn giản, chỉ cần trang bị điện thoại IP, hoặc cài Softphone trên di động. Thậm chí tận dụng các điện thoại Analog có sẵn và kết nối đến thiết bị VoIP Gateway.

Có thể bạn quan tâm: So sánh tổng đài IP và tổng đài Analog !!!

Đối tượng nào nên sử dụng tổng đài điện thoại?

Các công ty, văn phòng…là nơi cần dùng tổng đài điện thoại.

Tổng đài điện thoại thích hợp cho những đối tượng cần liên lạc nội bộ, chuyển cuộc gọi đến người cần nghe và bảo mật cuộc điện đàm (không lắp song song). Cụ thể hơn, đó là các công ty, các văn phòng, tập thể, nhà hàng, khách sạn, nhà nghỉ, nhà máy, nhà riêng …..

Tính năng, lợi ích của việc sử dụng tổng đài điện thoại

tính năng của việc sử dụng tổng đài nội bộ

Tổng đài điện thoại giúp tiếp nhận bất kỳ cuộc gọi nào của khách hàng cho dù không có nhân viên trực ở đó.

Sử dụng tổng đài điện thoại sẽ giúp bạn giao tiếp hiệu quả với khách hàng, đối tác và nhân viên của mình. Những tính năng, lợi ích của việc sử dụng tổng đài điện thoại có thể kể đến là:

Tiếp nhận tất cả các cuộc gọi đến của khách hàng:

Khách hàng có thể cảm thấy bực mình khi họ gọi cho văn phòng của bạn và không ai nhận cuộc gọi khi cần thiết. Lắp đặt tổng đài điện thoại sẽ đảm bảo điều này không xảy ra vì mọi cuộc gọi đều được tiếp nhận.

Tư vấn chăm sóc khách hàng chu đáo và hiệu quả nhất kể cả khi không có mặt ở văn phòng nhờ tính năng ghi âm cuộc gọi.

Tăng hiệu quả cuộc gọi:

Tổng đài điện thoại giúp khách hàng gọi đến đúng người cần gặp. Bằng cách tự động định tuyến cuộc gọi của họ đến tiện ích mở rộng hoặc bộ phận ngay lập tức, tổng đài có thể giảm đáng kể số bước mà khách hàng phải trải qua.

Cải thiện chất lượng dịch vụ:

Cho phép các cuộc gọi được chuyển đến nhân viên từ xa, bất cứ nơi nào họ đang có.

Tiếp cận nhiều đối tượng khách hàng hơn:

Mang lại ấn tượng chuyên nghiệp cho khách hàng. Tăng độ tin cậy của khách hàng đối với doanh nghiệp.

Chi phí bảo trì thấp:

Lắp đặt hệ thống điện thoại tổng đài hiện đại có giá cả phải chăng hơn nhiều so với việc bảo trì và cơ sở hạ tầng.

Ngoài ra, tương tự như một kênh liên lạc chung và chính thống của các doanh nghiệp, tổng đài điện thoại mang đến những lợi ích vô cùng lớn cho doanh nghiệp bao gồm:

Chức năng bảo mật tối ưu nhất cho các cuộc gọi trong nội bộ doanh nghiệp …
Không mất cước phí bưu điện khi liên lạc nội bộ và tiết kiệm chi phí mua điện thoại riêng lẻ cho từng nhân viên trong nội bộ công ty.
Tận dụng được hiệu quả tối đa các đường trung kế bưu điện.
Hỗ trợ chặn các cuộc gọi không mong muốn, tích hợp VoIP để liên kết giữa các trụ sở, chi nhánh của doanh nghiệp với nhau để giao dịch không mất phí, chuyển cuộc gọi cho người khác mà bạn không phải di chuyển khỏi bàn làm việc.
Khả năng quản lý chi tiết thông tin cuộc gọi và quản lý chi phí gọi của từng cá nhân.
Có thể cài đặt chuông ở bất kỳ máy điện thoại nào trong công ty ở thời điểm khác nhau theo mong muốn như trong giờ làm việc, giờ nghỉ trưa hay ngoài giờ hành chính…
Khi có khách hàng gọi đến có chức năng cài đặt sẵn lời chào, trả lời tự động có thể giúp trả lời khách hàng tự động khi không có nhân viên trực hoặc tư vấn…
Rất phù hợp với những doanh nghiệp lớn, quản lý số đông lượng nhân viên, công ty có nhiều chi nhánh, hoặc các công ty có tổng đài chăm sóc khách hàng, có nhu cầu sử dụng điện thoại nhiều hay hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại điện tử…

Các bước lắp đặt tổng đài điện thoại

Để lắp đặt một tổng đài điện thoại, bạn cần trải qua 3 bước sau đây:

Trang bị các thiết bị cần thiết

thiết bị cần thiết để lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ

Trang bị thiết bị là bước đầu tiên để lắp đặt một tổng đài điện thoại.

Bạn cần trang bị các thiết bị như: các đầu số SIP được cung cấp bởi các nhà mạng lớn như FPT, CMC, VNPT…, điện thoại IP phone. Thậm chí có thể tận dụng điện thoại analog sẵn có, kết nối với thiết bị chuyển đổi Gateway. Dùng máy tính bàn, laptop, di động, tablet, tai nghe (nếu có)… để sử dụng tổng đài. Ngoài ra, bạn còn cần trang bị Hệ thống mạng Internet và dây Lan.

Tham khảo: cách chuyển analog sang tổng đài ip tại đây !!!

Lựa chọn nhà cung cấp

Hiện tại, có các rất nhiều nhà cung cấp tổng đài điện thoại nội bộ có thể lựa chọn được phân chia bởi các hãng sau: Panasonic, Siemens, Ericsson, NEC- Nitsuko, Alcatel, Nortel, , LG, Samsung…

Việc lựa chọn thương hiệu nào sẽ đi kèm với đơn giá và chất lượng kèm theo. Tùy vào ngân sách và quy mô doanh nghiệp, sự yêu thích, chất lượng mà bạn có thể lựa chọn nhà cung cấp tổng đài điện thoại phù hợp. Sau khi chọn được nhà cung cấp, bạn sẽ chọn gói tổng đài phù hợp. Chẳng hạn như AntTel có các gói 5, 10, 20 ,50 người dùng. Lúc này, nếu bạn chưa có đầu số SIP, bạn có thể nhờ nhà cung cấp tổng đài hỗ trợ chọn đầu số. Hiện tại có nhiều nhà cung cấp đầu số SIP như FPT, VNPT, CMC…để bạn chọn lựa.

Triển khai lắp đặt hệ thống

Sau khi đã có đầy đủ thiết bị, đã đăng ký đầu số, nhà cung cấp tổng đài sẽ tiến hành lắp đặt hệ thống điện thoại.

Sẽ mất vài ngày nếu doanh nghiệp bạn là một công ty nhỏ với ít hơn 50 người dùng. Nếu công ty bạn có quy mô lớn hơn thì công tác triển khai có thể kéo dài vài tháng. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp chỉ cần thông tin các thông tin cần thiết cho nhà cung cấp. Sau khi triển khai lắp đặt xong, doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng ngay tổng đài.

Dịch vụ tổng đài điện thoại tại ODS

ODS mang đến dịch vụ tổng đài điện thoại với nhiều tính năng vượt trội.

Trong rất nhiều nhà cung cấp hệ thống điện thoại hiện nay thì ODS vẫn là cái tên được nhiều người tin cậy lựa chọn. Hệ thống tổng đài ảo CloudFone tại ODS là dịch vụ thoại trên nền tảng IP hiện đại, cung cấp các cuộc gọi chất lượng và chi phí thấp.

=> Tham khảo ngay bảng giá lắp đặt tổng đài điện thoại tại ODS !!!

Bạn chỉ cần một thiết bị đầu cuối có IP chuẩn SIP, hoặc Smartphone, PC, Tablet,…để sử dụng tính năng của một tổng đài chuyên nghiệp. Chỉ với một vài thao tác nhỏ, đăng ký thông tin và lựa chọn gói dịch vụ, bạn đã có thể sở hữu một tổng đài điện thoại chuyên nghiệp, hiện đại và toàn diện.

Đừng ngần ngại, hãy gọi cho chúng tôi nếu bạn đang có bất cứ thắc mắc và nhu cầu sử dụng tổng đài điện thoại doanh nghiệp nào nhé.