Các trường CC và BCC có cơ chế hoạt động tương tự nhau khi gửi email. CC là viết tắt của “carbon copy”, trong khi BCC là viết tắt của “blind carbon copy”. Các trường thông tin này đã có từ khi email được phát minh, tuy nhiên vẫn có nhiều người nhầm lẫn trong việc sử dụng.
Cả CC và BCC đều tương ứng với thao tác gửi bản sao email cho những người khác. Tuy nhiên, bạn cũng có thể thực hiện hành động này bằng cách chỉ định nhiều địa chỉ mail khác nhau trong trường To.
Giải thích về CC
Chữ viết tắt CC xuất phát từ “carbon copy“, hay hiểu một cách nôm na là giấy than. Để sao chép thông tin khi viết trực tiếp, chúng ta vẫn thường đặt một tờ giấy than giữa hai mẩu giấy, áp lực từ việc viết trên mảnh giấy đầu tiên sẽ đẩy mực từ giấy than xuống tờ giấy thứ hai, tạo ra một bản sao bổ sung của tài liệu.
Giống như các bản sao từ giấy than, CC có tính chất là các bản sao email gửi cho người khác. Đối với những người thường xuyên sử dụng email thì CC vô cùng quen thuộc và còn thường được sử dụng như một động từ khi giao tiếp công việc hàng ngày : “Tôi vừa CC mail cho cậu xong.”
Phân biệt CC và BCC
Khi bạn CC cho một người trên một email, danh sách người được CC sẽ hiển thị cho tất cả những người nhận khác. Ví dụ: nếu bạn CC mai@example.com và giang@example.com trên một email, Mai và Giang sẽ biết cả người khác cũng nhận được email.
BCC là viết tắt của “blind carbon copy“. Khác với CC, blind có nghĩa là không nhìn thấy, khi bạn BCC người nhận trên email, danh sách những người nhận BCC sẽ không được nhìn thấy. Ví dụ: nếu bạn có giang@example.com và mai@example.com trong danh sách BCC, cả Giang lẫn Mai đều không thể biết được người kia đã nhận email.
Bất kỳ người nào trong danh sách BCC đều có thể xem được các thông tin trong email gửi, bao gồm danh sách CC và nội dung của email. Tuy nhiên, danh sách BCC là bí mật — không ai có thể xem danh sách này ngoại trừ người gửi. Nếu một người nằm trong danh sách BCC, họ sẽ chỉ thấy email của họ trên danh sách BCC mà thôi.
Khi nào thì sử dụng CC và BCC?
CC là một tiện ích rất hữu ích trong các trường hợp:
– Bạn muốn người khác nhận bản sao email, nhưng họ không phải là một trong những người nhận chính.
– Bạn muốn người nhận tin nhắn biết những người trong phạm vi công việc đã được gửi tin nhắn.
BCC là một tiện ích rất hữu ích trong các trường hợp:
– Bạn muốn gửi mail cho một người khác, nhưng không muốn người nhận chính của email thấy bạn đã gửi cho người khác một bản sao.
Ví dụ: nếu bạn đang gặp sự cố với một nhân viên, bạn có thể gửi cho người đó một email và BCC cho phòng nhân sự. Phòng nhân sự sẽ nhận được ý kiến đóng góp và lưu lại trong hồ sơ, tuy nhiên nhân viên của bạn sẽ không nhận thức được điều này.
– Bạn muốn gửi một bản sao email cho rất nhiều người. Ví dụ: nếu bạn có danh sách gửi thư với số lượng rất lớn, bạn có thể đưa họ vào trường BCC. Như vậy, không có người nào có thể xem địa chỉ email của những người trong danh sách gửi.
Thay vào đó, khi bạn chọn CC những người này, bạn sẽ hiển thị địa chỉ email của họ và họ sẽ thấy một danh sách dài các email CC trong email của họ. Bạn thậm chí cũng có thể cho địa chỉ email của chính mình vào trường To và gắn tất cả các địa chỉ khác trong trường BCC, để ẩn toàn bộ địa chỉ email của mọi người.
BCC, Phản hồi và luồng Email
Bạn cần lưu ý là BCC không hoạt động giống như CC trong việc gửi và nhận reply. Ví dụ: nếu bạn gửi email tới mai@example.com và BCC giang@example.com, Mai sẽ nhận được email gốc bạn gửi. Tuy nhiên, nếu Mai phản hồi, Giang sẽ không nhận được một bản sao phần trả lời của Mai. Chương trình email của Mai không hề biết Giang đã từng nhận được email, vì vậy nó sẽ không gửi cho Mai một phản hồi.
Tất nhiên, bạn có thể tiếp tục BCC Giang với các email sau đó hoặc chuyển tiếp cho Giang một phản hồi. Hoặc Mai cũng có thể có thể xóa email của Giang khỏi trường CC và trả lời trực tiếp cho bạn nếu bạn CC Giang thay thế. Tuy nhiên, mọi người sẽ dễ dàng nhận được tất cả thư phản hồi trong chuỗi email nếu bạn CC họ. Còn với BCC bạn sẽ phải tốn thêm bước giữ người nhận bí mật trong chuỗi mail.
Theo NQ News tổng hợp
>> Có thể bạn quan tâm: Phân biệt POP3 và IMAP trong Mail Server
