Microsoft Word sẽ sớm được bổ sung thêm một tính năng hoàn toàn mới có tên Private Annotations (Tạm dịch: Chú thích riêng tư). Thông thường khi đang làm việc với các tài liệu được chia sẻ, nếu muốn ghi lại suy nghĩ của mình tại một thời điểm, bạn không thể thêm chú thích hoặc viết “nguệch ngoạc” bằng bút mực kỹ thuật số trên văn bản được, đơn giản bởi làm như vậy sẽ khiến tài liệu trở nên lộn xộn, gây ảnh hưởng đến những người khác cũng đang làm việc trên tài liệu đó. Tính năng Private Annotations được đưa ra để giải quyết vấn đề này. Nó cho phép bạn dễ dàng tạo Private Copy (bản sao riêng tư) của tài liệu được chia sẻ và thoải mái thêm các chú thích của mình mà không sợ làm phiền đến ai.
Đây là cách thức hoạt động của Private Annotations:
- Sau khi mở tài liệu được chia sẻ (OneDrive hoặc SharePoint được hỗ trợ với quyền chia sẻ cho bạn), bạn chọn View > Create a Private Copy.
- Lưu ý rằng bản sao của tài liệu được chia sẻ sẽ được đặt ở một thư mục có tên là Private Copies trong OneDrive của bạn, và tên tệp sẽ được thêm tiền tố “Private” để phân biệt với bản gốc.
- Sau khi tạo, tệp có thể được đổi tên, di chuyển hoặc chia sẻ. Bây giờ bạn có thể tự do thêm chú thích trong Word, vẽ, tô sáng hoặc thêm nhận xét vào tài liệu theo ý muốn mà không lo làm phiền đến người khác.
- Nếu muốn truy cập tài liệu gốc, bạn sẽ tìm thấy một liên kết trở lại bản gốc trong phần Thuộc tính (Properties) của tập tin. Điều hương đến File > Info > Properties > Comment field.
Tính năng này hiện đang được triển khai cho các tài khoản đã đăng ký dịch vụ Office 365 là người dùng Insider Fast trên Version 2(Build 12725.20006) trở lên. Microsoft đồng thời cũng đang lên kế hoạch phát hành Private Annotations cho người dùng Office 365 thông thường trong vài tháng tới.
