Sử dụng Email tên miền riêng sẽ giải quyết tất cả các nguy cơ tiềm tàng do Email cá nhân mang lại như bảo mật kém, khó quản lý,…
Những nguy cơ tiềm tàng khi không sử dụng Email tên miền riêng
Ngày nay, Email theo tên miền riêng không còn là khái niệm xa lạ đối với hầu hết các doanh nghiệp. Với những lợi ích tuyệt vời trong việc tăng cường khả năng quản lý, bảo mật hiệu và góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác.
Tuy nhiên, vẫn còn không ít doanh nghiệp cho rằng sử dụng Email tên miền riêng thật sự không cần thiết. Có thể, họ vẫn chưa lường hết được những rủi ro khó lường
Email bị giả mạo gây ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp
Nếu ai cũng có thể tạo được một Email có tên miền giống bạn, thì việc giả mạo là vô cùng dễ dàng. Đây là lỗ hổng để những kẻ xấu chọn bạn làm mục tiêu.
Chúng sẽ giả danh bạn để giành lấy khách hàng. Hoặc thực hiện những việc xấu như gian lận, lừa đảo, thậm chí là chống phá chính quyền, nhằm mục đích khiến cho khách hàng có cái nhìn tiêu cực về doanh nghiệp bạn.
Khó quản lý thông tin trên Email
Việc sử dụng Email cá nhân sẽ gây khó khăn trong việc đồng bộ dữ liệu và quản lý nhân sự. Đồng thời, kiểm soát các thông tin qua Email cũng rắc rối hơn. Khi có sự thay đổi về nhân sự, các tác vụ tạm ngưng, hủy hay chuyển tiếp Email cũng trở nên phức tạp.
Gây ảnh hưởng đến công việc kinh doanh vì Email không tương thích
Các Email cá nhân thường không tương thích trên các thiết bị khác nhau. Điều này khiến cho công việc bị gián đoạn. Xử lý công việc chậm trễ có thể gây ảnh hưởng về kinh tế, hoặc gây tổn hại nặng nề đến uy tín của doanh nghiệp.
Thiếu chuyên nghiệp, tạo ấn tượng không tốt đối với khách hàng
Email là bước đầu tiên đại diện cho sự chuyên nghiệp của công ty. Vì Email là phương tiện để liên lạc giữa bạn và khách hàng. Nếu sử dụng Email cá nhân, với cách đặt tên không nghiêm túc, liệu khách hàng có can đảm trao niềm tin cho doanh nghiệp bạn?
Một địa chỉ Email không chuyên nghiệp gây ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của doanh nghiệp. Bạn có thể đánh mất một khách hàng quan trọng chỉ vì Email không phù hợp với công việc. Ngoài ra, tin nhắn khuyến mãi, quảng cáo sẽ bị xem là tin nhắn rác, không đáng tin cậy khi bạn sử dụng Email cá nhân để gửi đến khách hàng.
Email tên miền riêng giúp thể hiện sự chuyên nghiệp
Ngược lại
Khi sử dụng Email tên miền riêng của công ty, doanh nghiệp bạn sẽ nhận được sự tin tưởng từ bất kỳ ai, kể cả khách hàng hay đối tác. Khi làm việc dưới danh nghĩa của một nhân viên công ty, những gì bạn thực hiện dễ dàng được tiếp nhận và đánh giá cao.
Bạn nên sử dụng tên miền Website để làm tên miền Email cho doanh nghiệp. Điều này tạo ra sự thống nhất cũng như nâng cao về mặt nhận diện thương hiệu. Mỗi Email được gửi đi là một lần doanh nghiệp tiếp cận gần hơn với người nhận. Đồng thời, tạo điều kiện cho khách hàng dễ dàng nhận biết được nơi họ có thể tìm hiểu thêm thông tin về bạn.
Nguy cơ mất dữ liệu và khả năng khôi phục không cao
Sử dụng Email cá nhân vào các hoạt động của doanh nghiệp có thể gây ra những nguy cơ về bảo mật và mất dữ liệu.
Email cá nhân mang lại những nguy cơ tiềm tàng cho doanh nghiệp
Bị Hacker tấn công Email
Email doanh nghiệp chứa tất cả những thông tin quan trọng của công ty. Chính vì vậy, đây là nơi mà các Hacker luôn muốn tấn công nhằm những mục đích xấu.
Sử dụng Email tên miền chung dễ khiến các Hacker chọn bạn làm mục tiêu. Chúng sẽ trục lợi thông qua các dữ liệu thu thập được trong Email hoặc xóa hết tất cả dữ liệu của bạn.
Hơn thế nữa, khi nắm quyền kiểm soát Email, chúng có thể liên lạc với khách hàng, đồng nghiệp hay thậm chí là cấp trên của bạn để khai thác thông tin hoặc làm điều bất lợi cho bạn.
Rơi vào tay đối thủ
Đáng lo ngại hơn là những thông tin nội bộ này rơi vào tay của đối thủ. Đặc biệt là khi ngày càng nhiều doanh nghiệp mới ra đời. Không tránh khỏi việc các doanh nghiệp khác cạnh tranh không lành mạnh.
Ngoài ra, sử dụng các Email có tên miền chung còn gây ảnh hưởng xấu đến những vấn đề liên quan đến tài chính, nội bộ công ty. Điều này cũng sẽ gây hại đến công việc kinh doanh của doanh nghiệp bạn.
Sử dụng Email tên miền riêng là cách tốt nhất để tránh khỏi những nguy cơ trên. Email doanh nghiệp có thể khôi phục được dữ liệu nếu không may xảy ra sự cố. Đồng thời, Email này có khả năng bảo mật cao hơn so với các Email tên miền chung.
Doanh nghiệp bạn hoàn toàn có thể gặp phải những rủi ro trên bất cứ lúc nào nếu sử dụng Email cá nhân trong công việc. Để loại bỏ những nguy cơ này, bạn nên sử dụng Email tên miền riêng. Việc này không chỉ giúp tạo nên sự uy tín, chuyên nghiệp mà còn bảo mật tốt thông tin, cũng như hỗ trợ quản lý nhân sự.
Một vài lưu ý giúp việc sử dụng Email tên miền riêng hiệu quả
Xác định và bảo mật thông tin User quản trị nhằm giảm thiểu khả năng kẻ xấu lợi dụng để trục lợi cá nhân. Không nên dùng User quản trị để làm việc hoặc giao dịch.
Đồng thời bảo mật tốt các thông tin, tránh xảy ra các vấn đề gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp như: Password bị thay đổi, công khai chiến lược kinh doanh,…
Cần kiểm tra thời hạn sử dụng của tên miền nhằm đảm bảo các hoạt động, giao dịch của doanh nghiệp không bị gián đoạn hay trì trệ.
ProMail – Dịch vụ Email theo tên miền doanh nghiệp của ODS
Dịch vụ ProMail của ODS sẽ giải quyết tất cả các vấn đề của bạn.
Nhằm loại bỏ các rủi ro không đáng có khi sử dụng Email tên miền cá nhân, ODS mang dịch vụ ProMail, giải quyết mọi nỗi lo của doanh nghiệp bạn:
- ProMail luôn đảm bảo việc gửi và nhận Email số lượng lớn một cách nhanh chóng, với máy chủ có chất lượng đường truyền ổn định.
- Dịch vụ được cung cấp với độ bảo mật cao, chống Virus và Spam Mail hiệu quả.
- Tích hợp thêm tính năng phân quyền và kiểm soát nội dung gửi, nhận. Giúp bạn quản lý hệ thống Email doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất
- Tương thích trên tất cả các nền tảng thiết bị. Giao diện dễ quản lý, đội hỗ trợ chuyên nghiệp.
Tham khảo thêm: Đăng ký dịch vụ ProMail
Kết luận
Email tên miền riêng là giải pháp tốt cho các doanh nghiệp trong việc quản lý, bảo mật thông tin. Hãy chuyển đổi sang Email tên miền riêng để thể hiện được tính chuyên nghiệp.
Nếu bạn cần được tư vấn chi tiết hơn về dịch vụ ProMail, hãy liên hệ ngay với ODS. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7/365.
