Microsoft Office Word 2003, 2007 và các phiên bản về sau hỗ trợ việc tạo mục lục tự động nhanh và tiết kiệm thời gian cho người dùng. Bạn chỉ cần một vài thao tác đơn giản trên trình soạn thảo văn bản này là có thể tạo mục lục trong word theo ý muốn. Sau đây NQ News Cloud sẽ tổng hợp tất tần tật những cách tạo mục lục trong word 2003, 2007 trở đi.
Cách tạo mục lục trong word 2007 trở lên
Để tạo mục lục trong word 2007 trở lên, bạn cần phải trải qua 2 bước: 1 là phải đánh dấu mục lục và 2 là tạo mục lục tự động. Chúng ta cùng tìm hiểu bước 1 đánh dấu mục lục trước nhé.
1. Đánh dấu mục lục trong word 2007 trở lên
Để làm được việc này thì bạn có thể dùng những Heading được Word xây dựng sẵn hoặc cũng có thể đánh dấu các mục văn bản riêng. Cùng NQ News Cloud lần lượt tìm hiểu 2 cách làm này nhé.
Cách 1: Dùng Heading được xây dựng sẵn
Đầu tiên bạn phải bôi đen nội dung muốn định dạng thành heading, chú ý bôi chính xác và vừa khít để không thêm vào khoảng trắng hay văn bản thường không cần thiết vào heading. Sau đó hãy kích hoạt tab Home và chọn các Heading Styles được cài đặt sẵn trên thanh công cụ ở góc trên bên phải màn hình. Bạn có thể chọn Heading 1, heading 2…để định dạng heading theo ý muốn.
Trong trường hợp bạn không thấy loại heading mà mình cần thì hãy Click vào mũi tên mở rộng Quick Styles Gallery để chọn nhé. Chi tiết như hình bên dưới.
Cách 2: Đánh dấu các mục văn bản riêng
Bạn có thể dùng chức năng Add Text của Table of Contents để tạo mục lục trong word. Đầu tiên hãy bôi đen vừa đủ dòng thông tin cần tạo Heading. Sau đó kích tab References – Add Text trong nhóm Table of Contents và chỉ việc lựa chọn level mà bạn muốn áp dụng cho nội dung đã chọn. Level 1 đại diện cho Heading 1, level 2 đại diện cho Headings 2…tương tự như vậy cho các Heading tiếp theo.
2. Tạo mục lục trong word 2007 trở lên
Sau khi hoàn thành xong bước đánh dấu mục lục ở trên, bạn có thể tiến hành tạo mục lục trong word 2007 trở lên bằng cách đặt con trỏ vào trang đầu tiên hoặc trang cuối cùng của tài liệu mà bạn muốn đặt mục lục tự động. Sau đó hãy kích vào tab References – chọn nút Table of Contents và tiến hành chọn các mục lục theo mẫu có sẵn.
Ngoài ra bạn còn có thể kích vào nút Insert Table of Contents để tự định dạng mục lục theo cách riêng của mình. Đối với các phiên bản Word 2016 và 2019 còn có thêm tùy chọn Custom Table of Contents để chỉnh sửa kiểu mục lục mà người dùng mong muốn. Để xóa mục lục chỉ cần nhấn vào nút Remove Table of Contents như hình bên dưới.
Cách tạo mục lục trong word 2003
Quá trình tạo mục lục trong word 2003 cũng cần trải qua 2 bước: 1 là phải chọn đề mục cần đưa vào mục lục và 2 là thêm mục lục tự động. Trong đó bước 1 là bước quan trọng nhất. Chúng ta cùng tìm hiểu cách thực hiện bước 1 trước nhé.
Bước 1: Tạo heading
Đầu tiên bạn cần phải bôi đen đoạn văn bản chọn làm tiêu đề. Tương tự như cách làm đối với word 2007 trở lên, bạn cần phải bôi chính xác và vừa khít để không bị thêm văn bản thường hay khoảng trống không cần thiết vào mục lục. Để tạo loại heading tương ứng thì bạn phải dùng tổ hợp phím như sau: Alt + Ctrl + 1 áp dụng cho loại Heading 1, Alt + Ctrl + 2 áp dụng cho loại Heading 2, Alt + Ctrl + 3 áp dụng cho loại Heading 3.
Bạn sẽ không dùng được phím tắt như trên từ Heading 4 trở đi. Lúc này bạn cần phải bấm tổ hợp phím Ctrl + Shift + S để vào hộp Style trên thanh Formatting và dùng dấu mũi tên để lựa chọn loại Headings mà mình muốn.
Để thay đổi định dạng Heading theo ý muốn khi tạo mục lục trong word 2003, bạn phải vào FormatStyle and Formatting và thực hiện các bước tiếp theo bên dưới.
Một panel có tên Style and Formatting sẽ xuất hiện bên phải, ví dụ ở đây ta chọn Heading 1. (Các loại Heading 2, Heading 3 mặc định trong word 2003 nếu muốn thay đổi định dạng thì bạn cứ làm tương tự như các bước bên dưới).
Sau đó, bấm chọn Modify trên ô Formatting of selected text:
Hộp thoại Modify Style sẽ xuất hiện sau đó:
Đến đây bạn có thể thay đổi tên Heading, thay đổi định dạng font chữ cho heading ở ô Formatting. Nếu click chọn ô Add to template thì định dạng này sẽ được áp dụng cho cả những file về sau. Nếu click chọn ô Automatically update thì những thay đổi thêm định dạng khác cho Heading sẽ tự động update mà không cần phải vào Modify Style để sửa đổi. Nếu kích chọt ô Format ở góc dưới cùng bên trái thì sẽ xuất hiện một số định dạng có sẵn cho Heading như hình dưới đây:
Tiếp tục để thay đổi định dạng font chữ cho heading khi tạo mục lục trong word 2003, hãy mở hộp thoại Font lên và tiến hành chỉnh sửa như hình bên dưới:
Nếu muốn thay đổi định dạng đoạn văn bản cho Heading khi tạo mục lục trong word 2003 thì hãy mở hộp thoại Paragraph lên và tiến hành định dạng theo ý muốn.
Tương tự để Heading có định dạng tabs thì mở hộp thoại Tabs lên và chỉnh sửa.
Hoặc mở hộp thoại Border lên để Heading có định dạng đường viền và tiến hành chỉnh sửa theo ý muốn.
Khi mở hộp thoại Language lên thì bạn có thể thay đổi kiểm tra lỗi chính tả ngôn ngữ.
Nếu mở hộp thoại Frame thì bạn có thể đặt Heading thành frame để có thể di chuyển ở mọi vị trí trong file văn bản.
Đối với hộp thoại Bullets and Numbering thì bạn có thể định dạng Heading theo số thứ tự, ký tự đầu dòng 1 cách tự động khi tạo mục lục trong word 2003. Chi tiết như hình dưới đây.
Cuối cùng là hộp thoại Customize Keyboard, bạn có thể sửa đổi hoặc bổ sung phím tắt để dùng cho các loại Heading.
Để hoàn thành việc định dạng Heading trong quá trình tạo mục lục trong word 2003 thì sau mỗi thao tác ở trên bạn phải chọn nút Ok hoặc Close để xác nhận việc hoàn thành chúng.
Bước 2: Chọn hiển thị mục lục theo các heading đã tạo
1. Để có thể hiển thị mục lục theo các heading đã tạo thì trước hết, bạn cần phải lựa chọn vị trí đặt mục lục bằng cách để con trỏ chuột ở đầu hoặc cuối file trong word 2003.
2. Tiếp theo vào Insert > Reference > Index and Tables…
3. Chọn thẻ Table of Contents sau khi xuất hiện hộp thoại Index and Tables
Để mình giải thích các chỉ tiêu trong khung này nhé:
1. Print Preview là kiểu mục lục sẽ hiển thị khi in
2. Web Preview là kiểu mục lục sẽ hiển thị ở dạng trang web
3. Show page numbers là để hiển thị số trang trong mục lục
4. Right align page numbers là để hiển thị số trang bên lề phải.
5. Use hyperlinks instead of page numbers là việc dùng liên kết từ mục lục tới trang đặt Heading.
6. Tab leader là chọn loại đường tab từ cuối các Heading đến số trang.
7. Show levels dùng hiển thị số cấp độ Heading.
8. Show Outlining Toolbar là việc cho hiển thị thanh công cụ Outlining trên cửa sổ MS Word
9. Options sẽ mở hộp thoại Table of Contents Options để người dùng tùy chọn thêm một số tính năng khác.
10. Modify là để mở hộp thoại Style, sửa đổi định dạng font chữ cho nội dung phần mục lục khi tạo mục lục trong word 2003 tự động.
Nếu file đã có mục lục tự động mà bạn đồng ý thay đổi định dạng font chữ bằng hộp thoại Style sẽ xuất hiện hộp thông báo.
Thông báo này ý muốn hỏi bạn có muốn thay thế định dạng cho bảng nội dung mục lục không? Lúc này hãy chọn Yes và kích nút Ok để Word 2003 hiển thị mục lục.
Quá trình tạo mục lục trong word 2003 này cho phép liên kết mục lục với số trang cần đến. nghĩa là bạn có thể kết hợp nút Ctrl + Click chuột để nhảy đến đúng số mục và số trang cần đền.
Trên đây là tổng hợp các cách tạo mục lục trong word 2007 trở lên và word 2003 nhanh nhất. Cho đến thời điểm hiện tại thì word 2003 gần như đã được người dùng thay thế bằng các phiên bản từ 2007 trở lên. Tuy nhiên điều đó không có nghĩa là không còn ai sử dụng word 2003 nữa. Vì thế NQ News Cloud muốn giới thiệu đến cách tạo mục lục trong word cho cả phiên bản này để bạn đọc tham khảo.
Theo NQ News Cloud
>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn cách đánh số trang trong Word 2010, 2013, 2016 tự động
NQ News Cloud – được vận hành bởi VCCorp – là một trong bốn doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ toàn bộ tiêu chí, chỉ tiêu kỹ thuật, an toàn thông tin của nền tảng điện toán đám mây phục vụ Chính phủ điện tử/chính quyền điện tử do Bộ TT&TT chứng nhận.
