Hiện nay, công việc gửi mail đang là một hình thức trao đổi thông tin và dữ liệu. Bên cạnh đó hình thức gửi mail đang được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng để quảng cáo, tiếp thị, sản phẩm và dịch vụ của mình. Do đó cần phải có phương thức để gửi email cho nhiều người nhằm nhanh chóng và tránh mất thời gian.
Bài viết dưới đây NQ News sẽ chia sẻ đến bạn cách gửi mail hàng loạt trong outlook cho nhiều người rất đơn giản.
Các bước chuẩn bị
Để gửi mail cho hàng loạt khách hàng, bạn cần chuẩn bị như sau:
- Một file word chứa nội dung gửi email
- Một Microsoft Outlook đã cài tài khoản nhận gửi bình thường
- Một file excel chứa thông tin khách hàng
NQ News cung cấp giải pháp NQ News Email Marketing & Automation giúp doanh nghiệp tự động gửi Email Marketing hàng loạt theo kịch bản có sẵn giúp tiếp cận x3 khách hàng tiềm năng cho tổ chức. Để lại thông tin và các chuyên gia của NQ News có thể tư vấn cụ thể cho bạn.
Các bước thực hiện Mail Merge trong Outlook
Bước 1: Soạn nội dung email và trỏ nguồn dữ liệu
Bạn hãy mở file word đã chuẩn bị, vào tab mailings
- Chọn Start Mail Merge
- Chọn Email Messages
- Chọn Select Receipients
- Chọn Use an Exiting List
Hãy trỏ đường dẫn đến file excel
Chọn đường dẫn đến file thông tin khách hàng
Sau đó nhấn OK để đồng ý sheet đầu tiên trong bảng thông tin khách hàng là nơi lấy dữ liệu.
Có thể bạn quan tâm: Cách gửi mail hàng loạt bằng Google Driver cho tất cả mọi người
Bước 2: Đưa dữ liệu khách hàng vào nội dung
Tô chọn nội dung muốn thay đổi
Chọn Insert Merge Field -> chọn tiêu đề cột chứa nội dung
Bước 3: Match Fields
Kiểm tra cột email được dùng cho trường Email – Address trong Microsoft Outlook.
Bước 4: Kiểm tra nội dung trước khi gửi
Để kiểm tra nội dung trước khi gửi bạn hãy chọn Preview Results
Bước 5: Hoàn thành và gửi
Chọn Finish & Merge
- Edit individual document: để thay đổi nội dung cho những cá nhân đặc biệt
- Send email messages: Gửi mail hàng loạt
- Print Document: dùng để in hàng loạt rồi gửi bưu điện
Thông tin Merge email
- To: dùng để in hàng loạt rồi gửi thư bưu điện
- Subject line: tiêu đề thư
- Mail format: html: gửi mail dạng này thì định dạng màu sắc, kiểu chữ, chèn link hình ảnh thoải mái. plain text: mail không có định dạng
Bấm OK để bắt đầu gửi
Kiểm tra thành quả
Mở outlook và kiểm tra thư trong mục Sent Mail
Mail sẽ tự động gửi hết
Gửi email là một hình thức người dùng trao đổi thông tin và dữ liệu với nhau, outlook còn được coi là kênh tiếp thị quảng cáo nhằm giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của các đơn vị doanh nghiệp rất hiệu quả. Trên đây là cách gửi mail hàng loạt trong Outlook và Mail Merge, hi vọng bài viết này sẽ trở nên thật hữu ích cho công việc của các bạn.
Originally posted 2020-09-06 16:06:00.
