Chức năng PivotTable là chức năng mạnh của Excel, nó giúp bạn tổng kết số liệu nhanh một cách kinh ngạc. Chức năng này đầu tiên xuất hiện trong Excel 5.
Tôi cho rằng các bạn đã làm quen với việc tạo và sửa chữa PivotTable bằng cách thủ công và bài viết này sẽ hướng dẫn dùng VBA để tạo và sửa chữa PivotTable một cách linh động. Bài viết sử dụng cho Excel 2000.
Giả sử ở sheet1, tôi có khối dữ liệu cần phân tích như Hình1. Khối dữ liệu này gồm các trường: SalesRep (đại diện bán hàng), Region (Vùng), Month (Tháng), Sales (doanh số bán).
Trước khi tạo bảng PivotTable như Hình 2, tôi đã chọn Record New Macro… như Hình 3, để xem đoạn mã được ghi lại như thế nào.
Hình 3 |
Sau đó tôi vào màn hình VBE bằng cách nhấn tổ hợp phím Alt + F11. Tôi vào Module1, thấy được đoạn mã như sau:
Sub Macro1()
Macro1 Macro
Macro recorded 17/03/2003 by Duyet
Range(“A1:D13”).Select
ActiveWorkbook.PivotCaches.Add(SourceType:=xlDatabase, SourceData:= _
“Sheet1!R1C1:R13C4”).CreatePivotTable TableDestination:=Range(“A1″), _
TableName:=”PivotTable1”
ActiveSheet.PivotTables(“PivotTable1”).SmallGrid = False
Ghi chú: | ||||||
Region | Là trường page trong PivotTable. | |||||
SalesRep | Là trường row trong PivotTable. | |||||
Month | Là trường column trong PivotTable. | |||||
Sales | Là trường data trong PivotTable sử dụng hàm Sum | |||||
ActiveSheet.PivotTables(“PivotTable1″).AddFields RowFields:=”SalesRep”, _
ColumnFields:=”Month”, PageFields:=”Region”
ActiveSheet.PivotTables(“PivotTable1”).PivotFields(“Sales”).Orientation = _
xlDataField
End Sub
Khảo sát đoạn mã đã được ghi:
Để khảo sát đoạn mã trên bạn cần phải biết một số đối tượng liên quan. Tất cả các đối tượng này đều được giải thích trên online help.
PivotCaches | là tập hợp các đối tượng PivotCache trong đối tượng Workbook | ||||
PivotTables | là tập hợp các đối tượng PivotTable trong đối tượng Workbook | ||||
PivotTableFields | là tập hợp các trường trong đối tượng PivotTable | ||||
Create PivotTable | một phương thức của đối tượng PivotCache để tạo một PivotTable sử dụng dữ liệu trong một PivotCache |
Ta có thể viết lại thủ tục trên bằng thủ tục CreatePivotTable (chú ý bạn nhập thủ tục này vào module1) sau đây, có thể nó hơi dài nhưng sẽ dễ hiểu hơn, và bạn có thể chạy chương trình bất cứ đâu bằng cách nhấn tổ hợp phím Alt + F8, sau đó chọn thủ tục CreatePivotTable và chọn Run như Hình 4.
Sub CreatePivotTable()
Dim PTCache As PivotCache
Dim PT As PivotTable
Application.ScreenUpdating = False
Xoa PivotSheet neu no ton tai
On Error Resume Next
Application.DisplayAlerts = False
Sheets(“PivotSheet”).Delete
On Error GoTo 0
Tao Pivot Cache
Set PTCache = ActiveWorkbook.PivotCaches.Add _
(SourceType:=xlDatabase, _
SourceData:=Sheets(“Sheet1”).Range(“A1”).CurrentRegion.Address)
Tao worksheet moi va dat ten
Worksheets.Add
ActiveSheet.Name = “PivotSheet”
Tao Pivot Table tu Cache
Set PT = PTCache.CreatePivotTable _
(TableDestination:=Sheets(“PivotSheet”).Range(“A1″), _
TableName:=”PivotTable1”)
With PT
Them cac truong
.PivotFields(“Region”).Orientation = xlPageField
.PivotFields(“Month”).Orientation = xlColumnField
.PivotFields(“SalesRep”).Orientation = xlRowField
.PivotFields(“Sales”).Orientation = xlRowField
Application.ScreenUpdating = True
End With
End Sub
Khi chạy xong thủ tục trên, bạn sẽ được một PivotTable ở sheet2, trong trường hợp này sheet có tên là PivotSheet. (Hình 5)
Nếu chú ý, bạn sẽ thấy sự khác biệt của 2 đoạn mã trên. Trong Macro1 khi sử dụng phương thức Add để tạo PivotCache thì SourceData là “Sheet1!R1C1:R13C4” còn trong đoạn mã tôi viết là Sheets(“Sheet1”).Range(“A1”).CurrentRegion.Address. Ở đây tôi dùng thuộc tính Current Region, có nghĩa là dữ liệu chúng ta sử dụng dựa trên vùng hiện tại xung quanh ô A1. Điều này để chắc chắn thủ tục CreatePivotTable vẫn tiếp tục làm việc tốt khi chúng ta thêm vào dữ liệu.
Bây giờ giả sử tôi có thêm trường Target (chỉ tiêu) trong khối dữ liệu, và trong PivotTable tôi sẽ đưa thêm trường target vào đồng thời cũng thêm trường tính toán Variance. Trường này (Variance) sẽ bằng Sales – Target. Khối dữ liệu mới của tôi như hình 6.
Đoạn mã trong thủ tục CreatePivotTable trên sẽ được thêm như sau (tôi chỉ thêm trong đoạn With PT ….End With):
With PT
Them cac truong
.PivotFields(“Region”).Orientation = xlPageField
.PivotFields(“Month”).Orientation = xlColumnField
.PivotFields(“SalesRep”).Orientation = xlRowField
.PivotFields(“Sales”).Orientation = xlDataField
.PivotFields(“Target”).Orientation = xlDataField
Them truong tinh toan
.CalculatedFields.Add “Variance”, “=Sales – Target”
.PivotFields(“Variance”).Orientation = xlDataField
Thay doi caption
.PivotFields(“Sum of Sales”).Caption = “Sales ($) ”
.PivotFields(“Sum of Target”).Caption = “Target ($) ”
.PivotFields(“Sum of Variance”).Caption = “Variance ($) ”
End With
Sau khi chạy lại thủ tục trên tôi sẽ được như hình 7.
Giả sử bây giờ dữ liệu của tôi gồm 6 tháng (hình 8), tôi muốn đưa thêm cột tổng theo từng 3 tháng. Tôi phải sửa lại đoạn mã của mình như sau:
With PT
Them cac truong
.PivotFields(“Region”).Orientation = xlPageField
.PivotFields(“Month”).Orientation = xlColumnField
.PivotFields(“SalesRep”).Orientation = xlRowField
.PivotFields(“Sales”).Orientation = xlDataField
.PivotFields(“Target”).Orientation = xlDataField
Them truong tinh toan
.CalculatedFields.Add “Variance”, “=Sales – Target”
.PivotFields(“Variance”).Orientation = xlDataField
Them muc tinh toan
.PivotFields(“Month”).CalculatedItems.Add “Q1”, _
“= thang 1 + thang 2 + thang 3”
.PivotFields(“Month”).CalculatedItems.Add “Q2”, _
“= thang 4 + thang 5 + thang 6”
Di chuyen cac muc tinh toan
.PivotFields(“Month”).PivotItems(“Q1”).Position = 4
.PivotFields(“Month”).PivotItems(“Q2”).Position = 8
Thay doi caption
.PivotFields(“Sum of Sales”).Caption = “Sales ($) ”
.PivotFields(“Sum of Target”).Caption = “Target ($) ”
.PivotFields(“Sum of Variance”).Caption = “Variance ($) ”
End With
Sau khi chạy lại thủ tục CreatePivotTable tôi sẽ được kết quả như Hình 9.
Vâng, đến đây các bạn thấy đó, nếu chúng ta biết sử dụng VBA thì công việc phân tích dữ liệu sẽ trở nên đơn giản hơn. Ngoài ra, ta cũng có thể tạo một PivotTable từ nguồn dữ liệu bên ngoài như Access chẳng hạn. Để lập trình PivotTable được tốt, các bạn nên đọc phần online help của Excel về các đối tượng, phương thức, thuộc tính đã đề cập ở trên.
Hy vọng rằng bài viết trên sẽ giúp các bạn một phần nào trong công việc.
Mọi góp ý, xin các bạn gửi về levanduyet@pmail.vnn.vn.
Lê Văn Duyệt
