Trong Excel, bạn có thể hợp nhất các hàng từ bảng này vào bảng khác bằng cách sao chép rồi dán chúng vào ô trống đầu tiên bên dưới bảng. Và nếu các hàng khớp nhau thì có thể hợp nhất các cột từ bảng này vào bảng khác bằng cách dán chúng vào ô trống đầu tiên bên phải bảng.
Việc nối các hàng khá đơn giản nhưng nối các cột của bảng này vào bảng khác thì phức tạp hơn vì không phải lúc nào các hàng trong bảng này cũng tương ứng với bảng kia. Bằng cách sử dụng hàm VLOOKUP để nối bảng bạn sẽ tránh được những vấn đề sắp xếp khó chịu này.
Trong ví dụ dưới đây, ta có 2 bảng là Blue và Orange. Trong bảng Blue, mỗi hàng là một mục chi tiết trong đơn đặt hàng. Order ID 20050 có 2 mục, Order ID 20051 có 1 mục, Order ID 20052 có 3 mục, cứ như thế cho đến hết bảng. Giờ chúng ta cần hợp nhất cột Sales ID và Region ID vào bảng Blue, dựa trên các giá trị phù hợp trong cột Order ID của bảng Orange.
Nhưng giá trị Order ID bị lặp lại trong bảng Blue, trong khi Order ID của bảng Orange là duy nhất. Vì thế nếu cứ hồn nhiên mà Ctrl + C rồi Ctrl + V để dán thì bạn sẽ nhận thấy sự lộn xộn trong bảng tính. Nếu dữ liệu quá nhiều thì bạn sẽ phát điên vì việc phải sắp xếp lại chúng. Hãy thử dùng VLOOKUP và xem sự khác biệt nhé.
Dưới đây là hai bảng tính, bạn có thể copy vào file Excel để làm theo nếu muốn. Copy hai bảng này vào cùng một trang Excel, nhấn Ctrl + T để biến nó thành bảng tính, đặt tên bảng tính trong Table name, lần lượt là Blue và Orange.
Bảng Blue:
Order ID | Sale Date | Product ID |
20050 | 2/2/14 | C6077B |
20050 | 2/2/14 | C9250LB |
20051 | 2/2/14 | M115A |
20052 | 2/3/14 | A760G |
20052 | 2/3/14 | E3331 |
20052 | 2/3/14 | SP1447 |
20053 | 2/3/14 | L88M |
20054 | 2/4/14 | S1018MM |
20055 | 2/5/14 | C6077B |
20056 | 2/6/14 | E3331 |
20056 | 2/6/14 | D534X |
Bảng Orange:
Order ID | Sales ID | Region |
20050 | 447 | West |
20051 | 398 | South |
20052 | 1006 | North |
20053 | 447 | West |
20054 | 885 | East |
20055 | 398 | South |
20056 | 644 | East |
20057 | 1270 | East |
20058 | 885 | East |
Sau đó, bạn sao chép tiêu đề Sales ID và Region vào bên cạnh tiêu đề Product ID trong bảng Blue. Lúc này bảng tính của bạn sẽ như sau:
Trong ô D2, bạn nhập vào công thức sau:
=VLOOKUP([@[Order ID]],Orange[#All],2,0)- Phần [@[Order ID]] có nghĩa là “lấy giá trị trong cùng một hàng này từ cột Order ID”.
- Tham số “Orange[#All]” có thể được nhập bằng tay nếu bạn đã đặt tên bảng, nếu không, chỉ cần dùng chuột bôi đen toàn bộ bảng Orange để hàm tự động nhận rồi thêm $ đằng trước, hoặc nhập $A$13:$C$22 để chọn bảng Orange.
- 2 là số thứ tự của cột Sales ID trong bảng Orange.
- 0 là dò tìm tương đối (vì ở đây mục Order ID của cả 2 bảng đều đã được sắp thứ tự, nếu không bạn phải dùng dò tìm tuyệt đối, thay 0 bằng 1).
Sau đó kết quả trả về trong ô D2 sẽ là 447.
Chi chuột vào góc dưới bên phải ô D2 cho đến khi xuất hiện dấu cộng, kéo chuột xuống hết bảng Blue, bạn sẽ có kết quả như sau:
Để nhập cột Region vào bảng Blue, bạn chỉ cần sao chép công thức ở ô D2 vào ô E2, sửa tham số thứ 3 từ 2 thành 3, để nói lên rằng bạn muốn lấy cột thứ 3 (Region) của bảng Orange.
Sau đó chỉ chuột vào góc dưới bên phải ô E2 cho đến khi xuất hiện dấu cộng, kéo chuột xuống hết bảng Blue, bạn sẽ có kết quả như sau:
Như bạn đã thấy với cách dùng hàm VLOOKUP để ghép nối hai bảng Excel dữ liệu sẽ được điền đúng, thao tác không quá phức tạp chỉ vài cú nhấp chuột là xong. Đây là file mẫu Excel, nếu bạn vẫn cảm thấy khó hiểu, hãy tải nó về để xem cho trực quan nhé.
Hy vọng mẹo nhỏ với hàm VLOOKUP này hữu ích với bạn.
Xem thêm: Cách sử dụng hàm SUM trong Excel
- Cách kết hợp hàm Sumif và hàm Vlookup trên Excel
- 3 cách tính tổng trong Excel
- Cách tạo danh sách sổ xuống (drop list) trên Excel 2016
- Tạo biểu đồ Excel tự động cập nhật dữ liệu với ba bước đơn giản này
- Hướng dẫn cách ngăn Windows tự động kết nối Wi-Fi
- Giới thiệu về bảng, truy vấn, form, báo cáo trong Access
