Hướng dẫn này dành cho các room calendar (lịch tạo phòng họp) đã được thiết lập làm phòng họp trong Office 365. Nếu bạn chưa thực hiện phần đó, bây giờ là thời điểm tuyệt vời để bắt đầu. Khi bạn đã hoàn tất, hãy quay lại đây để thực hiện bước tiếp theo.
Khi văn phòng của bạn có nhiều phòng họp và một đội ngũ đang phát triển, đảm bảo việc lên lịch phù hợp cho mọi người sẽ trở nên khó khăn hơn. May mắn thay, Office 365 cung cấp cho bạn sức mạnh để công cụ lên lịch tạo phòng họp thực hiện một số công việc cho bạn.
Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách tạo room calendar chỉ chấp nhận các cuộc họp có độ dài nhất định. Từ trang phòng họp, nhấp vào một phòng để hiển thị chi tiết trong thanh bên. Nhấp vào “Booking Options” để mở một cửa sổ mới.
Tùy chỉnh các tùy chọn đặt phòng họp Office 365
Liên kết trên sẽ mở “Booking delegates” theo mặc định, vì vậy bạn sẽ cần phải nhấp vào tùy chọn thanh bên cho “Booking options” để xem màn hình sau:
Khi bạn lần đầu tiên tạo một phòng họp, sẽ có một số hạn chế theo mặc định. Giới hạn sự kiện thông thường là một ngày, thời gian dài hơn mức cần thiết đối với hầu hết các phòng họp. Ở những nơi có nhu cầu cao, bạn có thể muốn đặt giới hạn là 3 giờ. Trong trường hợp hiếm hoi cần một cuộc họp dài hơn, bạn luôn có thể tạo một ngoại lệ.
Các tùy chọn bổ sung để cải thiện việc lên lịch phòng họp
Một số điểm nổi bật khác mà bạn có thể muốn thay đổi khi ở đây:
– Cấm các cuộc họp định kỳ: Một trong những nguồn xung đột lớn nhất trong phòng họp thường thấy là việc lặp lại các cuộc họp không thực sự diễn ra. Bằng cách loại bỏ chúng như một tùy chọn, bạn sẽ đảm bảo rằng tất cả các cuộc họp diễn ra đã được lên kế hoạch cụ thể, chứ không chỉ là thứ còn sót lại từ nhiều tháng trước.
– Hạn chế thời hạn đặt trước: Một số văn phòng có chính sách chặt chẽ hơn trong việc lên lịch họp trước. Nếu bạn cần kiểm soát chặt chẽ các phòng họp của mình, hãy thử giảm thời gian đặt trước tối đa xuống 30 ngày. Bằng cách này, bất kỳ ai cần lên lịch trình xa hơn sẽ phải xác nhận với quản trị viên và nếu các sự kiện thay đổi (như họ thường làm trước đó) thì bạn sẽ ít có khả năng quên điều đó hơn.
Những cài đặt này chỉ ảnh hưởng đến phòng họp mà bạn đã chọn, vì vậy hãy thoải mái thay đổi chúng nếu bạn có các loại phòng họp khác nhau trong toàn văn phòng.
