Email doanh nghiệp là một công cụ giao tiếp quan trọng trong kinh doanh Online và bạn cần chú ý nâng cao tính bảo mật dữ liệu của hệ thống này.
8 Tips giúp tăng cường bảo vệ dữ liệu cho Email doanh nghiệp
Trong thời đại số, hầu hết mọi giao dịch, thông tin quan trọng đều được trao đổi Email. Thực tế cho thấy, việc sở hữu Email chuyên nghiệp mang lại nhiều ưu thế cho doanh nghiệp. Tiêu biểu như khả năng kết nối nhanh chóng, hỗ trợ tích hợp dịch vụ và không gian lưu trữ lớn. Thêm vào đó, sử dụng loại hình Email này còn giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín thương hiệu với đối tác và khách hàng.
Tuy nhiên, việc chưa trang bị kỹ hàng rào bảo vệ Email doanh nghiệp có thể bị mất dữ liệu quan trọng. Vì vậy, bài viết này sẽ đề cập đến các bước đi cần thiết mà bạn nên thực hiện:
- Cài đặt Chứng thư số SSL
- Cài đặt Mạng VPN
- Lưu ý bảo vệ thông tin Email cá nhân
- Đăng ký chữ ký số Email doanh nghiệp
- Sử dụng Email Backup
- Rà soát Virus, mã độc
- Đăng ký sử dụng Giải pháp chống Spam Mail
- .Sử dụng Email Server từ nhà cung cấp uy tín
Cài đặt Chứng thư số SSL
SSL là một tiêu chuẩn bảo vệ an ninh dữ liệu toàn cầu, nhằm đảm bảo những thông tin trao đổi giữa trình duyệt Web và máy chủ đã được bảo vệ chặt chẽ.
Chứng thư số SSL giúp tăng cường độ bảo mật cho hệ thống Email tên miền
Việc tích hợp SSL trên Website doanh nghiệp sẽ giúp khách hàng cảm thấy yên tâm hơn về độ xác thực cũng như tính tin cậy của Website. Nhờ có nó, thông tin và nội dung giao dịch giữa khách hàng đều được mã hóa, hạn chế tối đa tình trạng bị can thiệp bởi tác nhân bên ngoài.
Như vậy, SSL không chỉ giúp nâng cao hình ảnh thương hiệu mà còn gián tiếp thúc đẩy số lượng giao dịch trực truyến, củng cố uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Đó là lý do vì sao tích hợp SSL là điều bắt buộc khi sử dụng Email doanh nghiệp.
Cài đặt Mạng VPN
VPN (Virtual Private Network) còn được gọi là “mạng riêng ảo”. Đây là một công nghệ mạng cho phép người dùng thiết lập một mạng chung đã bảo mật trên Internet. VPN mang tính ứng dụng cao khi được các doanh nghiệp áp dụng nhằm giới hạn lượt truy cập hệ thống Email doanh nghiệp.
Công nghệ VPN được các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng nhiều vì tính bảo mật cao
Việc này có thể được thực hiện thông qua IP tĩnh của công ty hoặc IP VPN để yêu cầu quyền truy cập. Nhờ đó, tăng cường tính bảo mật thông tin, tránh bị lợi dụng lấy dữ liệu cá nhân khi sử dụng Wifi ở các địa điểm công cộng như Cafe, trung tâm thương mại,..
Ngoài ra, VPN còn giúp duyệt Web ẩn danh, tránh bị lộ danh tính cá nhân khi truy cập vào những trang Web không được bảo vệ. Cài đặt VPN tại văn phòng công ty còn có thể giúp bạn truy cập những Website bị chặn vì giới hạn địa lý, vượt tường lửa một cách dễ dàng.
Lưu ý bảo vệ thông tin Email cá nhân
Email cá nhân cũng là một yếu tố quan trọng cần được bảo vệ. Hiện nay, đa phần các Website luôn có chức năng gửi lại mật khẩu qua Email, hay đơn giản hơn là thói quen lưu trữ dữ liệu cá nhân trên Drive của người dùng. Nếu như bị Hack mất Email, người dùng sẽ đối mặt với nguy cơ rò rỉ dữ liệu trên Internet. Vậy nên, bảo vệ Email cá nhân cũng là một nút thắt giúp tăng cường an toàn cho Email tên miền doanh nghiệp.
Sử dụng bảo mật hai lớp để bảo vệ Email cá nhân hiệu quả
Để Email của mình được tăng cường tính bảo mật, bạn nên hạn chế đăng ký các dịch vụ Online. Bên cạnh đó, khi tạo mật khẩu, hãy sử dụng các mật khẩu mạnh, phức tạp và chú ý ghi nhớ cẩn thận.
Một vài hành động nhỏ như nhớ đăng xuất khỏi tài khoản Email khi không sử dụng và trước khi cho mượn máy tính, tắt tính năng cho phép User gửi tiếp Email, đồng thời giới hạn lượt truy cập vào WebMail sẽ giúp tăng cường bảo mật cho Email của bạn.
Đăng ký chữ ký số Email doanh nghiệp
Hãy sử dụng chữ ký số trong các Email có nội dung giao dịch liên quan đến tiền bạc và chứa các thông tin quan trọng. Khi nhận được Email có chữ ký số của bạn, đối tác có thể yên tâm hơn về người mà mình đang tiến hành giao dịch.
Bên cạnh đó, chữ ký số Email cũng là công cụ quảng bá thương hiệu công ty một cách hiệu quả. Nó đóng vai trò như một danh thiếp, giúp quảng bá độ nhận diện thương hiệu một cách mạnh mẽ, đặc biệt trong bối cảnh hiện nay, khi giao tiếp qua Email đang là phương thức liên lạc cực kỳ phổ biến.
Nếu có thể, hãy khuyến khích tất cả thành viên trong công ty cùng sử dụng một mẫu chữ ký Email. Điều này giúp để lại ấn tượng sâu sắc về thương hiệu công ty, đồng thời khích lệ tinh thần gắn kết giữa doanh nghiệp và nhân viên.
Sử dụng Email Backup
Đa số người dùng hiện nay đều có thói quen lưu trữ một lượng dữ liệu đáng kể trong tài khoản Email, đó có thể là các tệp tin tài liệu quan trọng hay các tập tin đính kèm khi trao đổi với đối tác.
Email Backup là chi tiết cứu nguy khi gặp sự cố mất dữ liệu
Nếu chẳng may toàn bộ dữ liệu quan trọng trong Email bị mất do những sự cố ngoài ý muốn như máy tính nhiễm Virus, xóa nhầm tài liệu, máy tính bị hư hoặc mất cắp thì thật sự hậu quả sẽ rất nghiêm trọng. Vì vậy, giải pháp sao lưu Email Backup sẽ là chi tiết cứu nguy cho bạn trong những tình huống này.
Rà soát Virus, mã độc
Virus có khả năng lan truyền và thâu tóm, sao chép dữ liệu nhanh chóng. Một khi máy tính bị nhiễm thì hậu quả sẽ rất khó lường. Vì vậy, bạn cần trang bị công nghệ chống Virus hàng đầu cho hệ thống Email để tăng cường bảo mật dữ liệu.
Hãy trang bị công nghệ chống Virus hàng đầu cho hệ thống Email doanh nghiệp
Thêm vào đó, hãy bật chế độ tự cập nhật hằng ngày để hệ thống luôn được thông báo về những Virus và mã độc mới xuất hiện. Thực hiện những điều này sẽ giúp củng cố hàng rào bảo vệ cho hệ thống Email doanh nghiệp của bạn.
Đăng ký sử dụng Giải pháp chống Spam Mail
Spam Mail ẩn chứa nhiều link độc, Virus và các mối đe dọa như lừa đảo, giả mạo, nguy cơ lây lan Virus nội bộ. Đôi khi chỉ với một cú Click chuột, bạn đã vô tình để máy tính của mình bị nhiễm Virus, từ đó ảnh hưởng nặng nề tới dữ liệu trên máy, cũng như hệ thống Email tên miền riêng.
Vì vậy, các công ty nên đăng ký sử dụng Giải pháp chống Spam – EAP (Email Anti Spam Protection) để giúp loại bỏ các mối hiểm nguy tiềm ẩn. Công nghệ này kết hợp hiệu quả ba yếu tố: Trí tuệ nhân tạo (AI), Công nghệ đám mây (Cloud) cùng với Trung tâm dữ liệu (Global DC) để luôn cập nhật các mối đe dọa với tốc độ nhanh nhất, nhằm phát hiện, ngăn chặn và xử lý kịp thời trước khi mối nguy phát tán.
Sử dụng Email Server từ nhà cung cấp uy tín
Lượng thông tin được luân chuyển trong các hoạt động của doanh nghiệp là cực kì lớn và yêu cầu tính bảo mật cao. Nếu như hệ thống gặp trục trặc, rất có khả năng bạn sẽ lỡ mất Email hay thông tin quan trọng từ khách hàng. Vậy nên doanh nghiệp cần một hệ thống Email Server hoạt động ổn định, đường truyền nhanh và đội ngũ kỹ thuật tốt để hỗ trợ toàn diện.
Vì những yếu tố trên, có thể thấy việc chọn một nhà cung cấp Email Server uy tín là rất cần thiết. Việc này giúp bảo đảm cho luồng Email của công ty luôn được thông suốt và ở trong trạng thái bảo mật. Bên cạnh đó, trong quá trình vận hành Email Server sẽ nảy sinh nhiều vấn đề, lúc này đội ngũ chuyên viên kỹ thuật về Email sẽ giúp bạn xử lý và khắc phục các lỗi hiệu quả (nếu có).
Tổng kết
Bảo mật thông tin cho Email doanh nghiệp là công tác mật thiết, đòi hỏi sự đầu tư kỹ lưỡng ngay từ đầu. Thực hiện đúng sẽ mang lại một hệ thống Email hoạt động ổn định với đường truyền thông tin mạnh mẽ, giúp cải thiện đáng kể chất lượng làm việc trực tuyến của công ty.
Hy vọng bài viết trên của ODS đã hỗ trợ bạn một phần nào đó trong việc thiết lập hàng rào bảo mật Email cho doanh nghiệp!
