Webmail là gì? Lợi ích và hạn chế của webmail

Webmail là gì?

Webmail là cách dễ dàng nhất dùng để truy cập vào tài khoản email của bạn từ bất kỳ trình duyệt nào cho dù bạn đang ở đâu trên thế giới.

Email Client là chương trình sử dụng để truy cập và quản lý email của người dùng (đọc, gửi, sắp xếp email,…). Nói cách khác, người dùng email client chỉ có thể truy cập tài khoản email của họ khi họ ở trong văn phòng hoặc trước một desktop/ laptop nhất định.

Webmail ngày càng trở nên thiết yếu và phổ biến hơn email client trong hầu hết các doanh nghiệp, do sự tiện lợi của webmail: người dùng có thể truy cập trực tiếp vào email trực tuyến kể cả khi họ đang ở xa văn phòng hoặc đang trong kỳ nghỉ mát. Webmail thực sự mang lại sự tiện lợi và thoải mái cho người dùng/ chủ doanh nghiệp. Bạn hãy nhớ rằng Webmail hoàn toàn khác với Email Client.

Webmail là gì? Lợi ích và hạn chế của webmail - Ảnh 1.

Lợi ích của việc sử dụng Webmail

– Bạn có thể truy cập webmail trực tiếp, miễn là bạn có quyền truy cập internet.

– Bạn chỉ cần nhớ URL là nơi chứa email login, địa chỉ email (tương đương với ID đăng nhập) và password của bạn.

2. Backup

– Bằng cách sử dụng webmail, bạn hoàn toàn có thể truy cập tất cả thông tin của mình (email đã gửi trước đó, thư nháp, các thư mục khác, …) ở bất kỳ đâu bằng trình duyệt và kết nối internet. Không yêu cầu cấu hình hoặc phần mềm bổ sung, chỉ cần một trình duyệt Internet.

– Không phải lo lắng về việc mất dữ liệu ngay cả khi máy tính của bạn bị treo hoặc trong trường hợp trộm cắp.

3. Tính phổ biến

– Có nhiều loại tài khoản email, nhưng không có tài khoản email nào có thể được truy cập thông qua email program. Email clients kết nối với tài khoản qua máy chủ bằng cách sử dụng các giao thức email như POP hoặc IMAP.

– Nếu các tính năng này không có sẵn, thì chương trình sẽ không thể truy cập vào các tin nhắn và người dùng sẽ không thể kiểm tra và trả lời email của khách hàng.

4. Không cần dùng tới máy tính

Tài khoản Webmail có thể được sử dụng ở bất kỳ máy tính nào. Do đó, người dùng webmail không cần phải sở hữu máy tính vì họ có thể truy cập email của họ bằng cách sử dụng máy tính xách tay của bạn bè hoặc đơn giản là máy tính công cộng tại một quán cà phê có kết nối Internet.

5. Khả năng tìm kiếm

Một số công ty webmail cho phép bạn tìm kiếm một cụm từ cụ thể trong dòng tiêu đề hoặc trong chính email đó. Điều này đem lại hiệu quả công việc lớn hơn nhiều so với khi bạn sử dụng chương trình e-mail truyền thống chạy trên máy tính.

6. Giới hạn lưu trữ lớn

Hầu hết các nhà cung cấp webmail đều cho phép bạn lưu trữ hàng nghìn email hoàn chỉnh với các tệp đính kèm, đến mức bạn có thể sẽ không bao giờ đạt đến giới hạn. Điều này sẽ giúp giảm lượng dữ liệu bạn phải lưu trữ trên máy tính, đặc biệt hữu ích cho những chiếc laptop và các thiết bị có dung lượng đĩa cứng nhỏ.

Hạn chế của webmail

1. Bạn cần phải có kết nối internet

Nếu bạn đang ở một khu vực nơi truy cập internet không đáng tin cậy, có nguy cơ bạn không thể truy cập thư của mình (cả thư mới và cũ).

Webmail là gì? Lợi ích và hạn chế của webmail - Ảnh 2.

2. Dịch vụ không được bảo đảm

Ngay cả một dịch vụ webmail được duy trì tốt nhất cũng không thể loại bỏ khả năng một lúc nào đó bỗng dưng bị ngừng hoạt động, trong thời gian gián đoạn này, bạn sẽ không thể làm việc gì liên quan đến email. Tuy nhiên, xác suất xảy ra sự cố này là khá thấp, đó là lý do tại sao khi sự cố này hi hữu xảy ra, sẽ có rất nhiều phương tiện truyền thông chú ý tới.

3. Công ty có thể mất tất cả email

Trên lý thuyết, điều này hoàn toàn có thể xảy ra. Tuy nhiên, trong thực tế, nếu sử dụng webmail của một nhà cung cấp có uy tín và đáng tin cậy thì việc bảo vệ dữ liệu của bạn khỏi bị mất hoặc hỏng là điều có thể thực hiện được không chút khó khăn.

4. Hầu hết các dịch vụ webmail được hỗ trợ một phần bởi quảng cáo

Tuy nhiên, điều này thường không gây khó chịu.

5. Bạn có thể thấy sự gia tăng về spam

Đây không thực sự là hạn chế do webmail gây ra, mà chỉ bởi vì có quá nhiều người sử dụng dịch vụ này, do đó người gửi spam cũng chiếm một số lượng khá lớn.

6. Quyền riêng tư

Các nhà cung cấp webmail sẽ có quyền truy cập vào tất cả các email của bạn (điều này cũng đúng với các nhà cung cấp email truyền thống). Đặc biệt với Gmail, Gmail sử dụng nội dung thư của người dùng để tìm ra các quảng cáo có liên quan giúp hiển thị hiệu quả hơn. Tuy nhiên, tất cả các công ty có uy tín đều cung cấp chính sách bảo mật, bạn có thể xem các chính sách này để biết được các dữ liệu và thông tin của bạn đang được sử dụng và bảo vệ như thế nào.

7. Bạn có thể gặp khó khăn nếu muốn sở hữu được một địa chỉ email tốt

Trong kinh doanh, một số đối tác và khách hàng có ý nghĩ rằng một webmail e-mail address là không chuyên nghiệp. Vì vậy hãy đừng ngần ngại sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp hay còn gọi là email theo tên miền riêng để đạt hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp của mình.

Như bạn đã nhận thấy, danh sách các khuyết điểm có thể dài hơn danh sách ưu điểm. Tuy nhiên, hầu hết các nhược điểm là khá nhỏ và có thể bỏ qua vì chúng không hề nghiêm trọng. Hầu hết mọi người sẽ tìm thấy những lợi thế vượt xa mà chúng đem lại.

>> Có thể bạn quan tâm: VCCLoud Mail Inbox – Nhà cung cấp email doanh nghiệp bảo mật hàng đầu tại Việt Nam

Post Views: 110