Tổng đài số là gì? Lợi ích của tổng đài số?

Tổng đài số hiện đang được sử dụng vô cùng phổ biến tại các quốc gia phát triển. Tuy nhiên, tổng đài số là gì vẫn còn là vấn đề mới mẻ với nhiều doanh nghiệp Việt Nam.

Cùng với sự phát triển của công nghệ, nhiều khách hàng sử dụng kỹ thuật số để liên hệ với doanh nghiệp. Với nhu cầu đó, các công ty đang dần hiện đại hóa hệ thống tổng đài bằng cách chuyển sang dùng tổng đài số. Hãy cùng tìm hiểu hệ thống tổng đài này qua bài viết dưới đây.

Tổng đài số là gì?

Tổng đài ảo truyền dữ liệu qua Internet.

Tổng đài số ( hay còn gọi tổng đài ảo) là hệ thống chuyển mạch điện thoại thông qua kết nối IP. Nó thực hiện các cuộc gọi điện thoại ra bên ngoài bằng cách sử dụng giao thức Internet (Internet Protocol), thường được áp dụng trong công ty, nhà hàng, bệnh viện…Với hệ thống tổng đài này, thay vì mạng điện thoại thông thường, giờ đây các dữ liệu giọng nói, Email, Social Media được truyền qua Internet.

Tổng đài ảo là giải pháp khắc phục những hạn chế của các hình thức tổng đài cũ truyền thống như:

Máy bận do hệ thống không thể tiếp nhận hết khi có nhiều cuộc gọi.
Chi phí sửa chữa, thay thế cơ sở hạ tầng lớn.
Trường hợp thay đổi địa điểm kinh doanh sẽ phải đổi luôn số điện thoại.
Chỉ có thể gọi hoặc tiếp nhận cuộc gọi khi ngồi ở văn phòng mà thôi.

So sánh ưu điểm và nhược điểm tổng đài số và tổng đài truyền thống

Tổng đài truyền thống cũ có rất nhiều hạn chế.

So sánh ưu, nhược điểm của tổng đài số và tổng đài truyền thống sẽ giúp các doanh nghiệp lựa chọn tổng đài theo đúng nhu cầu thực tế của mình. Sau đây là những điểm khác biệt giữa 2 hệ thống này:

Về cách thiết lập: Thời gian triển khai hệ thống của tổng đài truyền thống có thể kéo dài đến vài tháng. Nguyên nhân là do doanh nghiệp phải trang bị phần cứng, xin giấy phép, thiết lập cơ sở hạ tầng đồng thời phải tìm được phần mềm tương thích. Ngược lại, hệ thống tổng đài ảo được thiết lập vô cùng nhanh chóng và dễ dàng, đặc biệt chỉ mất vài phút để bắt đầu sử dụng.
Chi phí ban đầu và chi phí sử dụng: Khi lựa chọn hệ thống tổng đài truyền thống, doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản chi phí đầu tư ban đầu khá lớn để mua phần cứng, máy chủ và xin giấy phép. Ngoài ra, cứ 5-10 năm hệ thống cần được nâng cấp cả phần cứng và phần mềm để phù hợp với xu hướng phát triển của xã hội. Với tổng đài ảo, bạn không cần bỏ ra quá nhiều chi phí đầu tư ban đầu vì chỉ cần có kết nối internet và băng thông lớn là đã có thể thiết lập được hệ thống. Chi phí duy nhất bạn phải thanh toán hàng tháng đó là phí thuê bao.
So sánh về tính năng: Tổng đài truyền thống sở hữu các tính năng cơ bản như: chuyển hoặc giữ cuộc gọi, nhạc chờ, ghi nhật ký cuộc gọi, nói chuyện với điện thoại viên. Tổng đài số cũng được tích hợp tất cả các tính năng trên. Đặc biệt, nhờ được xây dựng dựa trên các công nghệ tiên tiến, nó còn sở hữu thêm nhiều tính năng ưu việt khác bao gồm: IVR thông minh, giám sát cuộc gọi trực tiếp, nhấp để gọi và hơn thế nữa.
Khả năng mở rộng và tích hợp: Với tổng đài truyền thống, bạn khó có thể tích hợp nó với các dịch vụ khác, bởi vì quá trình xin giấy phép và lắp đặt sẽ vô cùng khó khăn. Ngoài ra, các doanh nghiệp sử dụng tổng đài truyền thống cần có đội ngũ lập trình viên chuyên nghiệp để triển khai và tích hợp hệ thống. Điều này thật sự khó khăn với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ngược lại, hệ thống tổng đài ảo có thể tích hợp với hệ thống CRM/ERP của doanh nghiệp chỉ từ vài giờ, vô cùng dễ dàng và nhanh chóng.
Độ ổn định của hệ thống: Tổng đài truyền thống có tốc độ đường truyền và chất lượng cuộc gọi cao. Tuy nhiên, chất lượng cuộc gọi của nó phụ thuộc khá nhiều vào công nghệ và phần cứng của hệ thống. Còn đối với tổng đài ảo, chất lượng cuộc gọi cao khi doanh nghiệp có kết nối internet mạnh và ổn định.

Kết luận

Tổng đài Cloudfone là lựa chọn sáng suốt dành cho bạn.

Hiện nay, có nhiều nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo giá rẻ mà bạn có thể lựa chọn. Tuy nhiên, CloudFone của ODS vẫn là giải pháp mà bạn nên cân nhắc. CloudFone là dịch vụ tổng đài ảo thế hệ mới hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây dành riêng cho các doanh nghiệp.

CloudFone là dịch vụ thoại trên nền tảng IP hiện đại, cung cấp các cuộc gọi chất lượng cao với chi phí thấp. Bạn chỉ cần một thiết bị đầu cuối có IP chuẩn SIP, Smartphone, PC, Tablet,…để sử dụng đầy đủ các tính năng của một tổng đài chuyên nghiệp. Ngoài ra, sử dụng CloudFone bạn được miễn phí gọi nội bộ toàn quốc, mở rộng không giới hạn và tích hợp CRM, ERP, Website dễ dàng…

Nếu bạn đang nhu cầu sử dụng tổng đài số cho doanh nghiệp thì đừng ngần ngại, hãy gọi ngay cho nhân viên chăm sóc khách hàng của chúng tôi để được tư vấn nhé.