Với những tính năng tối ưu, hệ thống VoIP giúp quá trình xử lý các tác vụ với khách hàng hiệu quả hơn so với điện thoại cố định truyền thống.
Điện thoại ngày nay không chỉ để nghe – gọi mà còn có thêm nhiều chức năng độc đáo khác
So với chiếc điện thoại đầu tiên do A.Graham Bell phát minh từ 1976, điện thoại ngày nay không chỉ đơn giản để nghe – gọi, mà đã trở thành một công cụ góp phần quan trọng vào cách thức tổ chức hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, sự xuất hiện của hệ thống VoIP đã giúp nhiều quá trình giao tiếp, hợp tác, quảng bá sản phẩm và dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp được tiến hành thuận lợi hơn.
Do đó, ngày càng có nhiều công ty chuyển từ điện thoại cố định truyền thống sang VoIP – tổng đài ảo. Vậy hai hệ thống điện thoại này khác nhau như thế nào và điều gì khiến cho VoIP được nhiều doanh nghiệp yêu thích đến vậy? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây!
Công nghệ
VoIP hoạt động hoàn toàn thông qua đường truyền Internet mà không cần sử dụng dây hay cáp quang như điện thoại truyền thống
Một trong những khác biệt cơ bản nhất giữa điện thoại cố định và hệ thống VoIP là công nghệ được sử dụng để thực hiện cuộc gọi. Điện thoại cố định hoạt động dựa trên mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PSTN) và sử dụng mạng lưới dây đồng cùng cáp quang để truyền tải dữ liệu.
Vì vậy, ưu điểm của hệ thống điện thoại truyền thống là chất lượng cuộc gọi tốt, âm thanh rõ ràng. Tuy nhiên, điện thoại truyền thống chỉ hoạt động với các tính năng cơ bản và mức phí cước hàng tháng tương đối cao.
Trong khi đó, VoIP hoạt động thông qua đường truyền Internet để thực hiện cuộc gọi đi và nhận cuộc gọi đến. Vì không cần sử dụng dây hay cáp quang nên chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra sẽ thấp hơn nhiều so với điện thoại truyền thống. Xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1995, hệ thống VoIP tồn tại nhiều khuyết điểm về chất lượng cuộc gọi và âm thanh. Tuy nhiên, những yếu tố này đã được cải thiện và tối ưu hóa theo thời gian.
Chi phí
Sử dụng VoIP sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí so với các hình thức truyền thống
Sự khác biệt rõ ràng nhất giữa hai hệ thống điện thoại này là chi phí. Trong những năm gần đây, mặc dù chi phí cho các dịch vụ điện thoại cố định truyền thống đã giảm xuống, nhưng so mức giá tương đối phải chăng của hệ thống VoIP thì vẫn cao hơn nhiều.
Chẳng hạn, các gói VoIP cơ bản sẽ bao gồm cước gọi điện thoại không giới hạn miễn phí tới bất kỳ nơi nào trên thế giới. Hầu hết các dịch vụ VoIP cũng tính phí trên mỗi người dùng hoặc mỗi chỗ ngồi và điều này giúp các công ty kiểm soát chi phí dễ dàng hơn.
Ngoài ra, do VoIP có thể được sử dụng tương thích với hầu hết mọi thiết bị nên các doanh nghiệp cũng có thể tiết kiệm chi phí công nghệ và lắp đặt bằng cách để nhân viên sử dụng Smartphone hay tablet có liên kết với VoIP.
Thiết bị
Người dùng có thể kết nối VoIP với máy tính, điện thoại cố định và thậm chí là cả smartphone
Với hệ thống điện thoại truyền thống, doanh nghiệp phải lắp đặt các thiết bị vật lý để kết nối với PSTN. Trong khi đó, tổng đài VoIP sẽ linh hoạt hơn nhiều về thiết bị kết nối. Doanh nghiệp có thể kết nối trực tiếp VoIP với máy tính thông qua một số phần mềm do nhà cung cấp cài đặt hoặc điện thoại có trang bị analog được kết nối với Bộ chuyển đổi điện thoại tương tự (ATA), điện thoại IP và thậm chí là cả Smartphone.
Tính năng
Hệ thống VoIP không chỉ để nghe – gọi mà còn tích hợp nhiều tính năng khác như gọi hội nghị, chuyển tiếp, ghi âm cuộc gọi…
Với điện thoại cố định truyền thống, người dùng thường gặp phải nhiều hạn chế do những tính năng được cung cấp không nhiều. Theo đó, doanh nghiệp chỉ có thể sử dụng các tiện tích cơ bản như thực hiện các cuộc gọi trong nước và quốc tế, tra cứu thông tin về ID người gọi, chuyển tiếp cuộc gọi, chặn cuộc gọi, chờ cuộc gọi, gọi ba chiều và thư thoại…
Trong khi đó, các giải pháp điện thoại VoIP bao gồm tất cả các tính năng gọi điện cơ bản trên đồng thời tích hợp thêm nhiều chức năng hiện đại khác. Các chức năng này bao gồm: chuyển tiếp cuộc gọi nâng cao, đợi cuộc gọi, hội nghị video, tích hợp điện thoại với các ứng dụng kinh doanh, ứng dụng di động, ghi âm cuộc gọi…
Quy mô hoạt động
Người dùng có thể từ thêm hay bớt người dùng, line trên VoIP mà không cần đến kỹ thuật viên chuyên nghiệp
Với các doanh nghiệp có nhu cầu phát triển hoặc thu hẹp quy mô hoạt động, việc xem xét các hệ thống điện thoại cũng là điều cần thiết nhằm điều chỉnh theo nhu cầu hiện tại của họ. Đây có thể là một vấn đề tương đối phức tạp với điện thoại truyền thống vì cần có kỹ thuật viên chuyên nghiệp để điều chỉnh lại, đồng thời cũng là một quá trình tốn kém và mất thời gian.
Ưu điểm tuyệt vời của hệ thống VoIP là khả năng mở rộng quy mô cao. Hầu hết các dịch vụ VoIP đều cung cấp một cổng thông tin trực tuyến để người quản lý có thể dễ dàng thêm hoặc xóa người dùng, line điện thoại cũng như tùy chỉnh các tính năng khác mà không mất phí. Doanh nghiệp có thể bắt đầu chỉ với một người dùng và sau đó tăng số lượng khi mở rộng quy mô.
Tổng kết
Nhìn chung, cả điện thoại cố định truyền thống và hệ thống VoIP đều có chung một mục tiêu là giúp các cá nhân kết nối với nhau. Tuy nhiên, giữa hai hình thức liên lạc này vẫn có nhiều khác biệt lớn. Nhìn vào những giá trị mà tổng đài IP mang đến. Đã đến lúc doanh nghiệp nên thực hiện chuyển đổi sang hệ thống hiện đại này để tối ưu hóa các nguồn lực cũng như bắt kịp xu hướng công nghệ của năm 2020.
