3 quy tắc cho doanh nghiệp lần đầu sử dụng email theo tên miền

Theo một khảo sát, 75% khách hàng đồng ý rằng một địa chỉ email chuyên nghiệp chính là nền tảng cơ bản trong chiến lược xây dựng niềm tin, đặc biệt là với các doanh nghiệp quy mô nhỏ. Trong một thời đại mà người tiêu dùng ngày càng cảnh giác với những trò gian lận, tất cả chúng ta đều có thể đồng ý rằng babylovexoxo@hotmail.com sẽ không thể thu hút nhiều khách hàng như service@vccloud.vn.

>> Tham khảo thêm: 5 lý do doanh nghiệp phải sử dụng email theo tên miền riêng

Và lưu ý rằng. để sở hữu một email theo tên miền chuyên nghiệp, bạn sẽ cần thực hiện đầy đủ ba nguyên tắc được nêu trong bài sau đây. Đầu tiên và quan trọng nhất, bạn cần phải sử dụng tên miền của riêng mình. Sau đó, áp dụng một định dạng email chuẩn để gây ấn tượng về sự chuyên nghiệp và uy tín thương hiệu.

Nguyên tắc 1: Luôn luôn sử dụng tên miền riêng

3 quy tắc cho doanh nghiệp lần đầu sử dụng email theo tên miền - Ảnh 1.

Bất kể bạn kinh doanh mặt hàng gì, nếu bạn thực sự nghiêm túc và có định hướng phát triển lâu dài, việc sở hữu một tên miền riêng. Tên miền đó sẽ được sử dụng cho email bán hàng, email doanh nghiệp của bạn dưới dạng Minhnguyen@tencongty.com, và sau đó có thể tiếp tục sử dụng cho website ngay khi bạn có nhu cầu. Ngoài yếu tố chuyên nghiệp, sở hữu email theo tên miền còn đem lại những lợi thế khác như:

Email ngắn gọn, trang trọng, và dễ nhớ

Bạn sẽ không thể có được 1 địa chỉ mail ngắn gọn dạng như Nguyen@gmail.com, thay vào đó bạn sẽ phải lựa chọn 1 cái tên dạng như Nguyenminh4855@gmail.com khi sử dụng dịch vụ mail công cộng. Những địa chỉ mail dạng này không dễ nhớ chút nào.

Với tên miền riêng, bạn có thể đặt bất cứ ký tự nào đầu tiên và dùng bất kỳ tên nào bạn muốn. Địa chỉ email theo tên miền tùy chỉnh trên thực tế vô cùng tiện lợi, người ta thậm chí có thể nhớ được nó ngay cả khi không kịp ghi lại, hạn chế nhầm lẫn khi trao đổi qua điện thoại, giúp để khách hàng nhớ và liên kết với doanh nghiệp của bạn dễ dàng hơn.

>> Xem thêm: 6 lợi ích của việc sử dụng email doanh nghiệp

Không bị ràng buộc với nhà cung cấp mạng

Nếu bạn sử dụng địa chỉ email doanh nghiệp được gắn với nhà cung cấp dịch vụ internet (ISP), bạn nên thay thế địa chỉ đó ngay lập tức. Việc giả mạo danh tính công ty để sử dụng cho các mục đích xấu như lừa tiền, giao dịch trái phép hay tệ hơn là chống phá chính quyền… rất có thể sẽ khiến doanh nghiệp đang phát triển của bạn gặp phải không ít phiền toái, thậm chí thiệt hại nặng nề. Trên thực tế, những vụ việc như vậy vẫn xảy ra mỗi ngày, và bạn rất có thể sẽ là nạn nhân tiếp theo.

Hãy lựa chọn một nhà cung cấp uy tín và bạn sẽ ngay lập tức sở hữu một tài khoản email theo tên miền chỉ sau vài thao tác đơn giản. Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp email doanh nghiệp tin cậy, tiện ích hàng đầu có thể kể đến như: Zoho Workplace, Bluehost, Office 365, Rackspace, G-suite, NQ News Business E-mail…với đa dạng các gói dịch vụ giúp đáp ứng tối đa nhu cầu riêng biệt của từng mô hình doanh nghiệp.

Đặc biệt, NQ News Business E-mail là dịch vụ mail doanh nghiệp tại Việt Nam áp dụng phương thức tính phí theo dung lượng sử dụng (chỉ từ 100,000 VND/tháng) và không giới hạn số lượng account vô cùng linh hoạt. (Tham khảo dịch vụ tại đây).

3 quy tắc cho doanh nghiệp lần đầu sử dụng email theo tên miền - Ảnh 2.

>> Tìm hiểu thêm: VCCloud Mail Inbox – Giải pháp email hosting được các nhà cung cấp (Gmail, Hotmail…) tin tưởng

Nguyên tắc 2: Không dùng số và đặt tên theo format thông thường

1. Chỉ dùng tên: Minh@vccorp.com

Đây là cách đơn giản và dễ nhớ nhất khi đặt tên cho email công ty. Ngoài ra, nếu bạn có sử dụng email này cho 1 vài mục đích riêng tư thì nó vẫn đảm bảo tính cá nhân nhất định.

2. Dùng tên và ký tự viết tắt:

Minhnn@vccorp.com

Bạn có thể đảo tên lên trước và viết tắt phần họ đệm. Với cách này, tên của người dùng sẽ ít bị gọi nhầm sang đệm nhất.

Minhnn1@vccorp.vn

Có thể áp dụng đánh số với tên bị trùng.

minhnguyennhat@vccorp.vn

Một cách khá thông dụng khi đảo tên lên trước họ và đệm.

Minh.nguyennhat@vccorp.vn

Có thể thêm dấu chấm để ngăn cách tên và họ, tránh đối tác hoặc chính đồng nghiệp trong công ty gọi nhầm tên.

3. Tên chung: Info/Sale/Support@vccorp.com

Đây là các email dành riêng cho những bộ phận chức năng khác nhau. Thiết lập các địa chỉ riêng biệt này sẽ giúp tổ chức và sắp xếp tốt hơn, cung cấp cho khách hàng, đối tác một kênh tiếp cận chuyên biệt khi có nhu cầu hỗ trợ, bán hàng hoặc hợp tác.

Nguyên tắc 3: Tạo một email riêng biệt cho website

Không nên sử dụng chung địa chỉ mail cho tương tác với khách hàng với địa chỉ hiển thị trên website công ty. Sử dụng địa chỉ email cá nhân trên trang “Contact” sẽ để lại ấn tượng không chuyên nghiệp và khách hàng có thể đánh giá quy mô công ty bạn nhỏ hơn so với thực tế.

3 quy tắc cho doanh nghiệp lần đầu sử dụng email theo tên miền - Ảnh 3.

Một địa chỉ mail chung, như Info@tencongty.com, sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn và để lại ấn tượng và cũng thường hữu ích hơn, bởi bạn có thể chuyển tiếp email tới nhiều tài khoản. Ví dụ: một email được gửi tới Sales@tencongty.com có thể được chuyển tiếp tới quản lý bán hàng của công ty. Hay một email được gửi tới Press@tencongty.com có thể được chuyển tiếp đến bạn và bộ phận quản lý truyền thông xã hội, v.v…

Lựa chọn một nền tảng email theo tên miền doanh nghiệp tin cậy, đáp ứng đầy đủ từ những nhu cầu giao tiếp đơn giản cho đến các yêu cầu quản lý đặc thù là bước đầu tiên và đơn giản nhất trong quá trình xây dựng và gắn kết niềm tin với khách hàng và đối tác của doanh nghiệp bạn!

Theo NQ Computing tổng hợp

>> Có thể bạn quan tâm: Tác hại của việc không sử dụng Email theo tên miền doanh nghiệp

Kể từ ngày 05/11/2018, VCCloud chính thức đổi tên thành NQ Computing – là nhà cung cấp các dịch vụ đám mây hàng đầu tại Việt Nam hiện nay với các dịch vụ nổi bật như: NQ Computing Server, NQ News CDN, NQ News Load Balancer, NQ News Pre-built Application, NQ News Business Mail, NQ News Simple Storage. Hãy tăng tốc thích nghi cho doanh nghiệp cùng các giải pháp công nghệ của NQ Computing tại đây.

Post Views: 119